แจกรายงานสำหรับคลินิกความงาม ที่เจ้าของคลินิกต้องรู้

การเปิดคลินิกความงามในยุคนี้ไม่ใช่แค่เรื่องของฝีมือแพทย์หรือการบริการลูกค้าแบบจัดเต็มเท่านั้น แต่ยังรวมไปถึงการมีแผนธุรกิจ คลินิกเสริมความงามนอกจากเรื่องภาษีที่ควรรู้แล้ว เราจะมาดูในส่วนของรายงานต่าง ๆ ที่สำคัญ ที่ช่วยให้เจ้าของคลินิกเข้าใจภาพรวมของธุรกิจตัวเองในมิติต่าง ๆ ไม่ว่าจะเป็นรายงานการเงิน การวิเคราะห์ยอดขาย รายงานลูกค้า หรือแม้แต่รายงานค่าใช้จ่ายรายวัน ที่ล้วนมีบทบาทสำคัญในการวางแผน สร้างกลยุทธ์ และประกอบการตัดสินใจได้อย่างชาญฉลาด ในบทความนี้ จึงรวบรวมรายงานที่เจ้าของคลินิกต้องรู้ พร้อมแนวทางใช้งาน วิเคราะห์ และเคล็ดลับให้คุณสามารถเริ่มต้นได้ตั้งแต่ศูนย์ แม้ไม่มีพื้นฐานด้านบัญชีหรือการเงินมาก่อนก็สามารถทำได้

คู่มือรายงานสำหรับเจ้าของคลินิก ที่เริ่มจากศูนย์ก็ทำได้

การบริหารคลินิกไม่ใช่แค่เรื่องการให้บริการ แต่การจัดการรายงานทางบัญชี และภาษีก็เป็นเรื่องสำคัญที่เจ้าของคลินิกต้องเข้าใจ ถึงแม้บางคนยังไม่มีพื้นฐานก็สามารถเริ่มต้นได้ มาดูกันว่ามีรายงานอะไรบ้างที่ต้องทำ

1. รายงานรายได้และยอดขายรายวันและรายเดือน โดยรายงานนี้ จะช่วยให้เห็นภาพรวมของรายรับในแต่ละวัน และแต่ละเดือน แยกออกเป็นหมวดหมู่ เช่น รายได้จากเลเซอร์ โบท็อกซ์ ฟิลเลอร์ หรือทรีตเมนต์ ซึ่งสิ่งที่ควรมีในรายงาน ได้แก่

• วันที่และเวลาการทำรายการ
• ประเภทของบริการที่ขาย
• รายได้แยกตามช่องทาง เช่น Walk-in, Online หรือ Call Center
• รายได้รวมและรายได้สุทธิหลังหักส่วนลด

2. รายงานค่าใช้จ่ายแบบแยกประเภท เจ้าของคลินิกควรมีรายงานค่าใช้จ่ายที่แยกหมวดหมู่ชัดเจน เช่น ค่าวัสดุทางการแพทย์ ค่าจ้างแพทย์ ค่าจ้างพนักงาน ค่าการตลาด และค่าสาธารณูปโภค ซึ่งประโยชน์ก็คือ

• ช่วยสำหรับการวางแผนลดต้นทุน
• เห็นภาพได้ว่ามีรายจ่ายส่วนไหนบานปลาย
• นำไปใช้ในการวางแผนภาษีและงบประมาณรายปี

3. รายงานสต็อกยาและเวชภัณฑ์ โดยรายการที่ควรมี ได้แก่

• รายการสินค้า
• จำนวนคงเหลือ
• การเบิก-จ่ายแต่ละครั้ง
• วันหมดอายุ

สำหรับส่วนนี้ อาจง่ายและสะดวกขึ้น หากมีระบบโปรแกรมคลินิกที่เข้ามาช่วยจัดการจัดการสต็อก และสามารถแจ้งเตือนก่อนของหมดอายุ หรือหมดสต็อกได้

4. รายงานลูกค้าและประวัติการใช้บริการ ที่จะช่วยให้รู้ว่าใครคือกลุ่มลูกค้าหลัก และสามารถทำการตลาดแบบ Personalization ได้ โดยรายละเอียดที่ควรบันทึก คือ

• ชื่อ นามสกุล/เบอร์ติดต่อ
• ประวัติบริการ/การจ่ายเงิน/ความถี่
• หมวดหมู่ความสนใจของลูกค้า

ตัวอย่างรายละเอียดของกลุ่มลูกค้าเป้าหมายของคลินิกเสริมความงามในรายงาน เช่น 

• เพศหญิงอายุ 25–45 ปี
• คนทำงานในเมืองใหญ่
• สนใจการดูแลผิวหน้า รูปร่าง

5. รายงานการนัดหมายที่จะช่วยให้แพทย์จัดคิวทำงานได้ดี และลดอัตราการมาไม่ตรงนัดของลูกค้า ได้แก่

• ชื่อลูกค้า/วันเวลานัดหมาย/ประเภทบริการ
• สถานะ ได้แก่ ยืนยันแล้ว/เลื่อน/ยกเลิก
• ระบบแจ้งเตือนอัตโนมัติ

6. รายงานภาษีและเอกสารสำหรับสำนักงานบัญชี ซึ่งประกอบด้วย

• รายงานรายได้ประจำเดือน
• รายงานภาษีซื้อ-ขาย (ภ.พ.30)
• รายงานค่าใช้จ่ายที่สามารถใช้ลดหย่อนภาษีได้
• รายงานสรุปสำหรับการยื่นภาษีรายปี (ภ.ง.ด.50/51)

โดยมีภาษีที่เกี่ยวข้อง ได้แก่

• ภาษีป้ายคลินิก
• ภาษีเงินได้บุคคลธรรมดา สำหรับหมอเจ้าของคลินิก
• ภาษีเงินได้นิติบุคคล
• ภาษีมูลค่าเพิ่ม (VAT)
• โปรแกรมบัญชีคลินิกช่วยให้จัดการเอกสารภาษีและรายงานได้อย่างแม่นยำและประหยัดเวลา

สรุปรายงานสำคัญสำหรับเจ้าของคลินิกความงามที่รู้ก่อน รอดก่อน

หลายคนที่เริ่มต้นเปิดคลินิกอาจยังไม่มีพื้นฐานทางบัญชี การเงิน หรือการบริหารเชิงตัวเลขมากนัก จึงสับสนถึงวิธีการของการจัดทำรายงาน  แต่หากสามารถวิเคราะห์รายงานพื้นฐานเหล่านี้ได้อย่างถูกต้อง ก็สามารถวางแผนการบริหารคลินิกได้แม่นยำกว่าเดิม ไม่ว่าจะเป็นการวางแผนงบประมาณ การเพิ่มยอดขาย หรือการขยายสาขาในอนาคตได้ รายงานเหล่านี้จึงไม่ใช่เรื่องที่ซับซ้อนเกินไป โดยเฉพาะอย่างยิ่งในยุคที่มีระบบโปรแกรมจัดการคลินิก และระบบบัญชีออนไลน์ที่สามารถดึงรายงานออกมาได้แบบเรียลไทม์ เจ้าของคลินิกจึงควรเริ่มต้นทำความรู้จักกับรายงานพื้นฐานต่อไปนี้ มาดูกันว่ามีอะไรบ้าง

1. รายงานยอดขาย ที่แสดงยอดขายรายวัน รายสัปดาห์ รายเดือน พร้อมทั้งแบ่งตามประเภทบริการ เช่น ฟิลเลอร์ โบท็อกซ์ เลเซอร์ ฯลฯ รายงานนี้ช่วยให้เห็นแนวโน้มความนิยมของแต่ละบริการ และตรวจสอบยอดขายจริงเทียบกับเป้าหมาย

2. รายงานต้นทุนและค่าใช้จ่าย โดยต้องจัดทำให้ครอบคลุมทั้งต้นทุนค่าวัสดุการแพทย์ เวชภัณฑ์ ค่าเช่าสถานที่ ค่าการตลาด และค่าแรงพนักงาน ช่วยวิเคราะห์ว่าค่าใช้จ่ายส่วนใดสูงเกินไป และควรปรับลดหรือเจรจาต่อรองใหม่หรือไม่

3. รายงานกำไร-ขาดทุน จะเป็นส่วนที่รวมรายได้และค่าใช้จ่ายทั้งหมด เพื่อแสดงกำไรสุทธิในแต่ละช่วงเวลา ช่วยให้เจ้าของคลินิกทราบว่าธุรกิจมีกำไรจริงหรือไม่ และสามารถใช้ยื่นกับสถาบันการเงินได้ หากต้องการขยายธุรกิจ

4.รายงานกลุ่มลูกค้าเป้าหมาย ที่วิเคราะห์ลูกค้าที่มาใช้บริการตามกลุ่มอายุ เพศ รายได้ ความถี่ในการเข้ารับบริการ เพื่อวางแผนทำโปรโมชันเฉพาะกลุ่มอย่างแม่นยำ

5. รายงานความถี่การเข้ารับบริการ ที่ช่วยให้รู้ว่าลูกค้าแต่ละคนเข้ามาใช้บริการบ่อยแค่ไหน ลูกค้ากลุ่มไหนคือลูกค้าประจำ และกลุ่มไหนที่หายไปจากระบบ เพื่อวางแผนการสร้างแคมเปญดูแลลูกค้า และกระตุ้นให้กลับมาใช้บริการซ้ำ

6. รายงานยอดขายต่อพนักงานและแพทย์ เพื่อแสดงยอดขายของแพทย์แต่ละคน หรือพนักงานขายแต่ละราย ใช้สำหรับวัดประสิทธิภาพ และคิดค่าคอมมิสชัน รวมถึงวางแผนอบรมเพิ่มเติมได้อย่างตรงจุด

7. รายงานสต็อกสินค้าและเวชภัณฑ์ ที่มีการบันทึกการเบิก-จ่ายของสินค้าแต่ละชิ้น เช่น ฟิลเลอร์ ยาชา สำลี เข็ม เป็นต้น ช่วยลดของหายหรือใช้เกินจำเป็น และช่วยวางแผนสั่งซื้อเวชภัณฑ์ได้ล่วงหน้า

8. รายงานการจองและคิวการให้บริการ ที่บอกถึงแนวโน้มช่วงเวลาที่คลินิกมีลูกค้าแน่น หรือช่วงที่มีลูกค้าน้อย เพื่อช่วยจัดเวรแพทย์และพนักงานให้มีประสิทธิภาพ วางแผนโปรโมชันกระตุ้นยอดช่วง Low Season ของคลินิกความงามได้

9. รายงาน KPI คลินิกเสริมความงาม ที่วัดผลลัพธ์จากเป้าหมายที่ตั้งไว้ เช่น จำนวนลูกค้าใหม่ต่อเดือน อัตราการกลับมาใช้บริการซ้ำ ค่าใช้จ่ายต่อการได้ลูกค้าหนึ่งราย หรือค่าความพึงพอใจจากลูกค้า

10. รายงานภาษีและการเงิน เช่น รายงานภาษีซื้อ-ขาย รายงานเงินสดเข้า-ออก รายการภาษีหัก ณ ที่จ่าย เพื่อเตรียมยื่นแบบแสดงภาษีอย่างถูกต้อง และใช้วางแผนภาษีอย่างมีประสิทธิภาพ

วิเคราะห์คลินิกเบื้องต้น สำหรับเจ้าของที่ไม่มีพื้นฐานตัวเลข

สำหรับเจ้าของคลินิกความงามหลายคนอาจที่มีความฝันอยากสร้างแบรนด์ของตัวเอง หรือมีทีมแพทย์ที่พร้อมสำหรับเปิดคลินิกความงาม แต่กลับรู้สึกไม่มั่นใจเมื่อต้องวิเคราะห์ตัวเลข หรือจัดการข้อมูลด้านการเงิน การตลาด และการบริหาร เพราะไม่มีพื้นฐานด้านบัญชีหรือธุรกิจมาก่อน ซึ่งในความจริงแล้วการวิเคราะห์คลินิกเบื้องต้นไม่จำเป็นต้องซับซ้อนเสมอไป หากเรารู้จักดูตัวเลขพื้นฐานและข้อมูลสำคัญให้ถูกจุด เช่น

• รายได้ต่อเดือนเมื่อเทียบกับรายจ่าย
• บริการใดทำรายได้มากที่สุด
• ลูกค้ากลุ่มไหนมาใช้บริการซ้ำ
• ค่าใช้จ่ายอะไรที่สูงผิดปกติ
• สต็อกสินค้าไหนถูกเบิกเร็วเกินไป
• ทีมงานหรือแพทย์คนใดสร้างยอดขายได้ดี

ข้อมูลเหล่านี้ ถ้ามองแบบองค์รวมจะทำให้เรารู้ว่าคลินิกของเรากำลังเติบโตไปในทิศทางใด จุดไหนเป็นจุดแข็งที่ควรเร่งพัฒนา ซึ่งในอดีตการเก็บข้อมูลเหล่านี้อาจต้องอาศัยการจดมือหรือใช้ Excel ซึ่งทำให้วิเคราะห์ยาก หรือข้อมูลไม่อัปเดตทันเวลา แต่ในยุคดิจิทัล เจ้าของคลินิกสามารถวิเคราะห์ได้แม่นยำขึ้นแม้ไม่มีพื้นฐานด้านตัวเลขเลย หากมีระบบโปรแกรมคลินิกที่ดี จะช่วยจัดการข้อมูลเหล่านี้แบบอัตโนมัติและเข้าใจง่าย

ฟีเจอร์ที่ ProClinic ทำได้มีอะไรบ้าง ?

ProClinic คือระบบโปรแกรมบริหารคลินิกที่ออกแบบมาเพื่อเจ้าของคลินิกความงามโดยเฉพาะ ไม่ว่าคุณจะเพิ่งเปิดคลินิกใหม่ หรือมีหลายสาขา ก็สามารถใช้ระบบนี้ในการจัดการธุรกิจอย่างมืออาชีพได้ทันที ฟีเจอร์เด่น ได้แก่

1. ระบบจัดการคนไข้

• เก็บประวัติการรักษา รูปภาพก่อน-หลัง บันทึกการใช้ยา
• รองรับการลงชื่อ consent แบบดิจิทัล
• ส่งแจ้งเตือนนัดหมายผ่าน SMS หรือ LINE ได้

2. ระบบขายและคอร์ส

• จัดการการขายแบบรายครั้งหรือแบบคอร์ส
• ตัดคอร์สอัตโนมัติหลังการรักษา
• ดูประวัติการใช้บริการย้อนหลังได้ครบถ้วน

3. ระบบสต็อกสินค้า

• ตรวจสอบจำนวนสินค้า เวชภัณฑ์ และยา
• แจ้งเตือนเมื่อใกล้หมดอายุหรือต่ำกว่าขีดจำกัด
• ระบบเบิกจ่ายและคืนของใช้งานง่าย

4. ระบบบัญชีเบื้องต้น (Basic Accounting)

• สรุปรายรับ-รายจ่ายแบบรายวัน และรายเดือน
• ส่งออกเอกสารทางบัญชี เช่น ใบเสร็จ ใบกำกับภาษี
• คำนวณกำไรสุทธิได้อัตโนมัติ

5. รายงานและ Dashboard วิเคราะห์ธุรกิจ

• รายงานยอดขายแยกตามการให้บริการ แพทย์ที่สร้างรายได้ และตามช่วงเวลา
• Dashboard ดูสถิติคนไข้ใหม่ คนไข้ซ้ำ และการจองนัด
• วิเคราะห์ KPI คลินิกเสริมความงามแบบเรียลไทม์

6. ระบบบริหารทีมงาน

• วางตารางทำงานของแพทย์และพนักงาน
• ดูประสิทธิภาพพนักงานจากยอดขาย
• รองรับระบบคิดค่าคอมมิสชัน

7. การใช้งานแบบ Cloud และปลอดภัย

• เข้าถึงได้จากทุกที่ผ่านมือถือ แท็ปเล็ต หรือคอมพิวเตอร์
• มีระบบสำรองข้อมูลและการเข้ารหัสตามมาตรฐาน

การจัดทำรายงานสำหรับคลินิกความงาม เป็นอีกเรื่องสำคัญที่เจ้าของควรรู้และควรใส่ใจ ไม่ว่าจะเป็นรายงานยอดขายรายงานลูกค้า รายงานสต็อก รวมไปถึงรายงานประสิทธิภาพทีมงานและการตั้ง KPI เพื่อประเมินผลงานได้แบบเป็นรูปธรรม นอกจากนี้ยังนำข้อมูลไปวิเคราะห์ธุรกิจได้ แต่ทั้งนี้ หากมีระบบโปรแกรมคลินิกเข้ามาช่วยในการเก็บรวบรวมข้อมูล และวิเคราะห์ในรูปแบบที่เข้าใจง่าย เห็นภาพรวม และข้อมูลเชิงลึกทั้งหมด ก็จะยิ่งทำให้การจัดการข้อมูลและการวางแผนกลยุทธ์ง่ายขึ้นหลายเท่า

คำถามที่พบบ่อย

จำเป็นต้องมีรายงานพวกนี้ทั้งหมดเลยไหม ?

เพื่อให้การจัดการบัญชี การเงิน และภาษีเป็นไปอย่างถูกต้อง มีประสิทธิภาพ ควรมีรายการเหล่านี้สำหรับจัดทำรายงาน ได้แก่

1. รายรับ–รายจ่ายรายวัน
2. รายงานค่าตอบแทนแพทย์/พนักงาน
3. งบกำไรขาดทุน/งบดุล
4. รายงานภาษีมูลค่าเพิ่ม (ภ.พ.30)
5. รายงานภาษีหัก ณ ที่จ่าย (ภ.ง.ด.3, ภ.ง.ด.53)
6. รายงานทรัพย์สินและค่าเสื่อมราคา
7. รายงานสินค้าคงเหลือ ถ้ามีขายผลิตภัณฑ์
8. รายงานการชำระหนี้/เจ้าหนี้

ถ้าไม่มีทีมวิเคราะห์ข้อมูลจะทำรายงานเหล่านี้ได้ไหม ?

รายงานเหล่านี้จัดทำได้หลายวิธี ไม่ว่าจะเป็น

1. ใช้โปรแกรมบัญชีออนไลน์ หรือระบบโปรแกรมคลินิกออนไลน์ เช่น FlowAccount, PEAK, ProClinic เป็นต้น
2. จ้างนักบัญชีหรือสำนักงานบัญชี ภายนอก
3. ใช้ Template Excel สำเร็จรูปที่ออกแบบมาสำหรับคลินิก
4. เรียนรู้พื้นฐานจากคอร์สออนไลน์ฟรี เช่น กรมสรรพากร หรือ YouTube

รายงานพวกนี้ควรอัปเดตบ่อยแค่ไหน ?

ความถี่ในการอัปเดตรายงานสำหรับคลินิกเสริมความงามควรเป็นดังนี้

1. รายรับ-รายจ่าย ควรทำเป็นรายวัน รายสัปดาห์ และรายเดือน
2. รายงานภาษี (ภ.พ.30, ภ.ง.ด.1, ภ.ง.ด.3 ฯลฯ) ควรจัดทำเป็นรายเดือน
3. งบกำไรขาดทุน/งบดุล ควรจัดทำรายเดือนหรือรายไตรมาส
4. รายงานค่าตอบแทนแพทย์ หรือพนักงาน จัดทำเป็นรายเดือน
5. สต็อกสินค้าหรือวัสดุสิ้นเปลือง ควรจัดทำเป็นรายสัปดาห์และรายเดือน

ถ้าตัวเลขในรายงานดูผิดปกติ ควรทำอย่างไร ?

หากตัวเลขในรายงานดูผิดปกติ ควรดำเนินการตามขั้นตอนต่อไปนี้อย่างรวบรัด ควรแก้ไขให้เร็วเพื่อไม่กระทบกับรายงานอื่น ๆ และการยื่นภาษีได้

1. ตรวจสอบข้อมูลต้นทาง โดยการย้อนดูใบเสร็จ บิล หรือเอกสารที่เกี่ยวข้อง
2. เช็กการบันทึกบัญชี ดูว่าเลือกหมวดบัญชีหรือจำนวนเงินถูกต้องหรือไม่
3. เปรียบเทียบกับรอบก่อน โดยตรวจสอบแนวโน้มความเปลี่ยนแปลง
4. สอบถามฝ่ายที่เกี่ยวข้อง เช่น พนักงานบัญชีหรือโปรแกรมที่ใช้
5. แก้ไขและบันทึกใหม่ให้ถูกต้อง พร้อมทำหมายเหตุไว้ในระบบ
6. ปรึกษาผู้เชี่ยวชาญ หากยังหาสาเหตุไม่ได้หรือเกี่ยวกับภาษี

ทำไมต้องเปรียบเทียบข้อมูลกับเดือนก่อนหรือปีก่อน ?

การเปรียบเทียบข้อมูลกับเดือนก่อนหรือปีก่อนมีความสำคัญ เพราะช่วยให้ควบคุม วางแผน และตัดสินใจได้

1. เห็นแนวโน้ม เช่น รายได้เพิ่มขึ้นหรือลดลงผิดปกติไปอย่างไร
2. ตรวจจับความผิดพลาด ถ้ามีตัวเลขกระโดดหรือผิดแปลก
3. วางแผนธุรกิจได้แม่นยำขึ้น ด้วยการใช้ข้อมูลย้อนหลังประกอบการตัดสินใจ
4. ประเมินผลการดำเนินงาน โดยการวัดผลว่าแผนหรือแคมเปญที่ทำไว้ได้ผลหรือไม่
5. เตรียมพร้อมด้านภาษีและค่าใช้จ่ายล่วงหน้า

ถ้าคลินิกมีหลายสาขาควรทำรายงานแยกหรือรวม ?

ควรทำทั้งแบบแยกและแบบรวม เนื่องจาก

1. รายงานแยกสาขา

• ช่วยวิเคราะห์ผลประกอบการแต่ละสาขา
• มองเห็นจุดแข็งและจุดอ่อนของแต่ละพื้นที่
• ใช้ปรับกลยุทธ์เฉพาะจุด

2. รายงานรวมทั้งองค์กร

• ดูภาพรวมรายได้ กำไร และต้นทุน
• วางแผนธุรกิจระดับบริหารได้แม่นยำ

ถ้าอยากให้มี Dashboard แบบดูง่าย ๆ ต้องเริ่มยังไง ?

1. กำหนดเป้าหมาย เช่น สิ่งที่ต้องการจะดู ไม่ว่าจะเป็นรายได้ กำไร ยอดขายรายวัน เป็นต้น
2. เลือกข้อมูลสำคัญ เช่น รายได้ต่อสาขา ยอดใช้บริการแต่ละหัตถการ และค่าใช้จ่ายหลัก
3. รวบรวมข้อมูลให้เป็นระบบ โดยการใช้ Excel, Google Sheets หรือเชื่อมจากระบบจัดการคลินิก
4. ใช้เครื่องมือสร้าง Dashboard เช่น Google Data Studio Power BI หรือฟีเจอร์ในโปรแกรมบัญชีที่ใช้
5. ออกแบบให้ดูง่าย ด้วยการใช้กราฟ ตัวเลขสรุป และสีช่วยแยกประเภทข้อมูล
6. ตั้งเวลาการอัปเดตทั้งรายวัน รายสัปดาห์ หรือรายเดือน แล้วแต่ความจำเป็น

Copyright © 2025 Proclinic Group Co., Ltd. All rights reserved.  

Published on : May 08, 2025