ปัญหาการเปิดคลินิกยอดฮิต ที่เจ้าของต้องเจอ และเตรียมรับมือ

การเปิดคลินิกความงามในปัจจุบัน ถือเป็นหนึ่งในธุรกิจที่มาแรงและได้รับความสนใจอย่างต่อเนื่อง เพราะตอบโจทย์ทั้งเรื่องความงาม สุขภาพ และไลฟ์สไตล์ของคนยุคใหม่ได้อย่างลงตัว แต่ในขณะเดียวกัน การเป็นเจ้าของคลินิกก็ไม่ได้มีเพียงแค่ภาพสวยงามของยอดขายพุ่ง ลูกค้าแน่น หรือรีวิวดี ๆ เท่านั้น เพราะเบื้องหลังความสำเร็จเหล่านี้ คือการเผชิญกับความท้าทายจากปัญหาการเปิดคลินิกที่หลากหลายและซับซ้อน ทั้งในเชิงระบบ การบริหารจัดการ การตลาด และแม้กระทั่งการควบคุมคุณภาพบริการ ไม่ว่าจะเป็นปัญหาเล็ก ๆ อย่างการจดข้อมูลคนไข้ลงกระดาษที่ดูเหมือนไม่ยุ่งยาก แต่พอเวลาผ่านไปกลับกลายเป็นจุดเริ่มต้นของความไม่เป็นระบบ กองเอกสารหนา ๆ ใช้เวลาจัดการมากพอสมควร ไปจนถึงปัญหาใหญ่ที่ส่งผลกระทบโดยตรงต่อภาพลักษณ์ และรายได้ของคลินิก เช่น การละเลยมาตรฐานสุขอนามัย การจัดการการเงินผิดพลาด หรือการไม่เข้าใจข้อกฎหมายต่าง ๆ ที่เกี่ยวข้อง

เราจะมาสำรวจการรวมปัญหาเปิดคลินิก ที่เจ้าของธุรกิจควรรู้ล่วงหน้าไปพร้อม ๆ กัน ว่ามีแนะแนวทางการรับมืออย่างรอบด้านอย่างไรบ้าง โดยเฉพาะการใช้ระบบคลินิกที่ทันสมัยเข้ามาช่วยแก้ไขปัญหาเหล่านี้ได้อย่างตรงจุดจริงไหม ที่จะลดความวุ่นวาย เพิ่มความเป็นมืออาชีพ และสร้างความมั่นใจให้กับทั้งเจ้าของคลินิกและลูกค้าในระยะยาว หากคุณคือคนที่กำลังจะเริ่มต้นเปิดคลินิก หรือกำลังเผชิญกับปัญหาในการบริหารธุรกิจที่มีอยู่แล้ว บทความนี้คือแนวทางสำคัญ เพราะการรู้เท่าทันปัญหาคือจุดเริ่มต้นของการเติบโตอย่างมั่นคงและยั่งยืนในธุรกิจคลินิกของคุณได้

ปัญหาบันทึกข้อมูลคนไข้ลงกระดาษ

หลายคลินิกยังใช้การจดบันทึกข้อมูลคนไข้ด้วยกระดาษ สำหรับส่วนงานเวชระเบียน หรือใบ IPD ซึ่งอาจดูเรียบง่ายในตอนแรก แต่ในระยะยาวกลับสร้างปัญหาหลายด้าน เช่น การค้นหาข้อมูลย้อนหลังที่ล่าช้า ความผิดพลาดจากการเขียนด้วยลายมือ ความผิดพลาดจากการอ่านข้อมูลจากลายมือ หรือข้อมูลสูญหายเนื่องจากเอกสารถูกเก็บไม่ดี เสียงบประมาณและพื้นที่ของการจัดทำตู้เก็บเอกสารทั้งหมดอีกด้วย 

ปัญหาการใช้งาน & Support

เจ้าของคลินิกจำนวนไม่น้อยเลือกใช้โปรแกรมจัดการธุรกิจโดยไม่ได้ศึกษาหรือทดลองใช้ก่อนจริง ทำให้เมื่อใช้งานจริงกลับพบว่าไม่ตรงกับการทำงานของคลินิก หรือเมื่อเกิดปัญหาไม่มีทีมซัพพอร์ตที่รวดเร็วและเข้าใจระบบ ส่งผลให้ต้องหยุดชะงักหรือทำงานล่าช้า ยิ่งถ้าเป็นเวลาที่มีลูกค้าเข้ามาใช้บริการจำนวนมาก ปัญหานี้จะยิ่งส่งผลกระทบชัดเจน

ปัญหาข้อมูลไม่ออนไลน์

ข้อมูลการทำงานที่ไม่ได้เชื่อมโยงกับระบบออนไลน์ ส่งผลให้ไม่สามารถติดตามความเคลื่อนไหวของคลินิกแบบเรียลไทม์ และเข้าถึงง่าย ต้องพึ่งพาข้อมูลจากในสถานที่เท่านั้น เช่น ยอดขายประจำวัน รายชื่อคนไข้ หรือประวัติการรักษา เมื่อเจ้าของธุรกิจไม่สามารถตรวจสอบข้อมูลแบบเรียลไทม์ได้ ก็ทำให้การตัดสินใจล่าช้า และขาดความแม่นยำ

ปัญหาบิล การชำระเงิน

ในคลินิกหลายแห่งยังไม่มีระบบจัดการบิลหรือชำระเงินที่เป็นระบบ ส่งผลให้เกิดความผิดพลาดด้านยอดชำระ หรือเกิดความเข้าใจผิดระหว่างเจ้าหน้าที่กับลูกค้าได้ง่าย นอกจากนี้ ยังมีปัญหาเรื่องการเก็บข้อมูลรายรับรายจ่ายไม่ครบถ้วน ซึ่งส่งผลต่อการจัดทำบัญชีและการเสียภาษีในระยะยาวได้ ไปจนถึงการคีย์ข้อมูลด้านการเงินแบบแมนนวล แม้จะคีย์ใน excel ก็ยังมีโอกาสที่จะทำทำให้เกิดความผิดพลาด และยังใช้เวลามากสำหรับการจัดการบัญชีอีกด้วย

ขาดการวางแผนธุรกิจที่ชัดเจน

หลายคลินิกเริ่มต้นด้วยความตั้งใจที่ดี แต่ไม่ได้ทำแผนธุรกิจให้รัดกุม เช่น ไม่วางแผนรายได้-รายจ่าย ไม่กำหนดเป้าหมายทางการตลาด หรือไม่วิเคราะห์กลุ่มเป้าหมายชัดเจน เมื่อคลินิกเปิดให้บริการจริงจึงขาดทิศทาง ทำให้บริหารต้นทุนไม่ได้ หรือเติบโตช้ากว่าที่ควรจะเป็น

ขาดการจัดการทรัพยากรที่ดี

คลินิกที่เติบโตอย่างรวดเร็ว แต่ไม่มีระบบการบริหารจัดการทรัพยากร เช่น ทีมงาน วัสดุอุปกรณ์ หรือห้องตรวจ อาจพบปัญหาเรื่องการจัดตารางเวลาซ้อนทับ ของขาดสต็อกโดยไม่ได้มีระบบการบริหารที่ดี หรือมีเจ้าหน้าที่ไม่เพียงพอต่อจำนวนลูกค้า ซึ่งจะกระทบโดยตรงต่อประสบการณ์ของผู้ใช้บริการ

การละเลยมาตรฐานสุขอนามัย

แม้หลายคลินิกจะมีการอบรมหรือกำหนดแนวทางไว้เบื้องต้น แต่เมื่อเปิดดำเนินการจริงกลับพบว่าเจ้าหน้าที่บางราย ไม่ปฏิบัติตามอย่างเคร่งครัด เช่น ไม่ทำความสะอาดอุปกรณ์อย่างเหมาะสม ไม่ใส่ถุงมือหรือหน้ากากระหว่างให้บริการ หรือไม่จัดเก็บของใช้ให้เป็นระเบียบ สิ่งเหล่านี้ไม่เพียงแต่เสี่ยงต่อการติดเชื้อ แต่ยังส่งผลเสียต่อภาพลักษณ์คลินิกด้วย

การไม่ลงทุนในอุปกรณ์ที่มีคุณภาพ

การพยายามลดต้นทุนด้วยการเลือกใช้อุปกรณ์ราคาถูก หรือไม่มีมาตรฐานอาจทำให้คุณภาพของบริการลดลง หรือในกรณีที่อุปกรณ์พังบ่อย ต้องซ่อมหรือเปลี่ยนใหม่เรื่อย ๆ ก็ยิ่งสิ้นเปลืองมากกว่าในระยะยาว นอกจากนี้ยังส่งผลถึงความปลอดภัยของผู้รับบริการโดยตรง เนื่องจากการให้บริการทางการแพทย์ โดยเฉพาะด้านความงามนั้น จำเป็นที่จะต้องใช้เครื่องมือและอุปกรณ์ที่ได้มาตรฐาน จะช่วยให้ผลลัพธ์ออกมาตรงความต้องการได้

ขาดการสร้างความสัมพันธ์ที่ดีกับลูกค้า

คลินิกที่ให้บริการโดยไม่มีการติดตามลูกค้าอย่างต่อเนื่อง ไม่มีระบบสะสมแต้มหรือส่งข้อความแจ้งเตือนนัดหมาย อาจทำให้ลูกค้าไม่เกิดความประทับใจ และไม่กลับมาใช้บริการซ้ำ ความสัมพันธ์กับลูกค้าถือเป็นสิ่งสำคัญในการสร้างความภักดี และรายได้ระยะยาว

ขาดการตลาดที่ดี

การเปิดคลินิกโดยหวังว่าทำเลหรือคุณภาพบริการจะเพียงพออาจไม่ใช่คำตอบอีกต่อไปในยุคที่มีการแข่งขันสูง หากไม่มีการทำการตลาด เช่น โฆษณาออนไลน์ การสร้างแบรนด์ การออกแบบโปรโมชัน หรือสร้างแคมเปญเพื่อดึงดูดลูกค้า ก็ยากที่จะเป็นที่รู้จักหรือเพิ่มยอดขายได้

การไม่ศึกษาและทำความเข้าใจในกฎหมาย

การเปิดคลินิกมีข้อกฎหมายที่เกี่ยวข้องจำนวนมาก ตั้งแต่การขอใบอนุญาต การขึ้นทะเบียนแพทย์ ไปจนถึงเรื่องภาษีหรือข้อบังคับจากกระทรวงสาธารณสุข หากเจ้าของคลินิกละเลยหรือเข้าใจผิด อาจทำให้ถูกปรับ ถูกสั่งปิด หรือเสียชื่อเสียงได้ในภายหลัง ซึ่งกระทบต่อการเติบโตของธุรกิจ และภาพลักษณ์ของคลินิกได้

การมีระบบโปรแกรมที่ทันสมัยจะช่วยแก้ปัญหาได้อย่างไรบ้าง?

ในยุคที่เทคโนโลยีกลายเป็นหัวใจสำคัญของการบริหารธุรกิจ คลินิกความงามหลายแห่งจึงหันมาใส่ใจในการติดตั้งระบบโปรแกรมที่ทันสมัย ซึ่งกลายเป็นสิ่งจำเป็นที่ช่วยให้เจ้าของคลินิกสามารถรับมือกับปัญหาซับซ้อนที่เกิดขึ้นได้อย่างเป็นระบบ ตั้งแต่การจัดเก็บข้อมูล การบริหารทรัพยากร ไปจนถึงการทำการตลาด ซึ่งโปรแกรมที่ดีควรมีคุณสมบัติครบถ้วนทั้งด้านการใช้งานที่เข้าใจง่าย ความปลอดภัยของข้อมูล การรองรับการเติบโตของธุรกิจ และความยืดหยุ่นในการใช้งานผ่านหลายอุปกรณ์

มาดูกันว่าระบบที่ดีจะช่วยเราอย่างไรบ้าง

1. ลดการใช้กระดาษ ด้วยระบบเวชระเบียนอิเล็กทรอนิกส์ (EMR) หรือระบบ Paperless
2. ทำงานร่วมกันได้ทุกแผนก ทั้งฝ่ายต้อนรับ เวชระเบียน แพทย์ ฝ่ายบัญชี การตลาด และเจ้าของคลินิก
3. ทำให้ข้อมูลออนไลน์ ตรวจสอบย้อนหลังได้ทุกที่ทุกเวลา เข้าถึงข้อมูลได้ง่ายขึ้น
4. ลดความผิดพลาดในการชำระเงินและออกบิล
5. ช่วยวางแผนธุรกิจได้ด้วยข้อมูลจริงแบบเรียลไทม์ได้
6. ช่วยเจ้าของคลินิกที่ไม่มีพื้นฐานตัวเลข ให้เข้าใจภาพรวมได้ง่ายขึ้น
7. เสริมภาพลักษณ์ของคลินิกความงามแบบมืออาชีพต่อลูกค้าได้

ProClinic จะเข้ามาตอบโจทย์ทุกปัญหาคลินิกความงามของคุณ

ProClinic คือระบบบริหารจัดการคลินิกความงามครบวงจร ที่ออกแบบมาเพื่อแก้ปัญหาเฉพาะทางของคลินิกทุกขนาด ด้วยทีมพัฒนาที่เข้าใจวงการและความต้องการจริงของเจ้าของกิจการ โดยมีฟีเจอร์เด่นที่ช่วยจัดการปัญหาของการเปิดคลินิกความงามได้ ไม่ว่าจะเป็น

1. ระบบเวชระเบียนอิเล็กทรอนิกส์ (EMR) สำหรับข้อมูลคนไข้ และมีบันทึกประวัติการรักษาที่แสดงรูปก่อน-หลัง โดยไม่ต้องง้อแฟ้มกระดาษอีกต่อไป
2. ระบบออกบิลและการเงิน โดยเชื่อมต่อกับ POS ออกใบเสร็จ ใบกำกับภาษี พร้อมรายงานยอดขายรายวัน/รายเดือน แยกหมวดหมู่ชัดเจน
3. ระบบนัดหมายออนไลน์ ที่ช่วยลดการจดผิดจดถูก พร้อมแจ้งเตือนอัตโนมัติผ่านไลน์ ลดปัญหาการมาไม่ตรงนัด หรือลืมนัดได้
4. แดชบอร์ดวิเคราะห์ธุรกิจ ที่ช่วยให้เจ้าของคลินิกเห็นภาพรวมแบบเรียลไทม์ ในรูปแบบที่เข้าใจง่าย 
5. ระบบจัดการสต็อกยาและเวชภัณฑ์ ที่ตรวจสอบจำนวนคงเหลือได้แบบเรียลไทม์ พร้อมระบบแจ้งเตือนเมื่อใกล้หมด
6. ระบบ CRM และ Loyalty ที่ช่วยจัดการข้อมูลลูกค้า พร้อมโปรแกรมสะสมแต้ม/คูปอง กระตุ้นการรักษาฐานลูกค้าเดิม และสร้างลูกค้าใหม่ได้

ProClinic จึงไม่ใช่แค่โปรแกรม แต่คือผู้ช่วยธุรกิจที่ทำให้คุณบริหารคลินิกได้อย่างมืออาชีพ ลดภาระ เพิ่มยอดขาย และวางระบบให้ธุรกิจเติบโตอย่างยั่งยืนได้

จากปัญหายอดฮิตที่เจ้าของคลินิกความงามมักต้องเผชิญ ไม่ว่าจะเป็นเรื่องการบันทึกข้อมูลแบบกระดาษ ความผิดพลาดทางการเงิน การขาดการวางแผนธุรกิจที่ชัดเจน หรือแม้แต่การขาดระบบการจัดการลูกค้า สิ่งเหล่านี้ล้วนเป็นอุปสรรคที่ทำให้คลินิกไม่สามารถเติบโตอย่างยั่งยืนได้ ความซับซ้อนของปัญหาจะลดลงในยุคที่เทคโนโลยีเข้ามามีบทบาท การมีระบบโปรแกรมคลินิกที่ทันสมัย คือทางออกที่เจ้าของคลินิกควรพิจารณาอย่างจริงจัง และยังเป็นการลงทุนที่คุ้มค่าในระยะยาว สำหรับช่วยจัดการปัญหาคลินิกความงามที่เจ้าของต้องเจอได้อย่างยั่งยืน

คำถามที่พบบ่อย

เปิดคลินิก รวยไหม

เปิดคลินิก สามารถรวยได้ แต่ต้องบริหารเก่ง มีแผนธุรกิจชัดเจน และลงทุนในทีมที่ใช่ โดยปัจจัยที่ส่งผลต่อรายได้ของคลินิก ได้แก่

1. ทำเลที่ตั้งที่ดี ลูกค้าคนเข้าถึงง่าย
2. กลุ่มเป้าหมายชัดเจน รู้ว่าลูกค้าเป็นใคร ขายให้ตรงจุด
3. บริการหลากหลายและคุณภาพดี ลูกค้าประทับใจจนกลับมาใช้ซ้ำ
4. ควบคุมต้นทุน บริหารจัดการดี 
5. มีระบบบัญชีที่ดี รอบคอบ การตลาดที่แม่นยำ ที่ช่วยเพิ่มยอดได้

เปิดคลินิก ใช้เงินเท่าไหร่

ค่าใช้จ่ายเบื้องต้นในการเปิดคลินิกขึ้นอยู่กับประเภทและขนาดของคลินิก สามารถสรุปคร่าว ๆ ได้ดังนี้

1. ค่าตกแต่งสถานที่: 300,000 ถึง 2,000,000+ บาท
2. ค่าอุปกรณ์ทางการแพทย์: 500,000 ถึงหลายล้านบาท
3. ค่าจดทะเบียนและใบอนุญาต: 10,000–100,000 บาท
4. เงินเดือนบุคลากร: เดือนละ 100,000–300,000 บาท (เริ่มต้น)
5. ค่าโฆษณา/การตลาดช่วงเปิดตัว: 50,000–200,000 บาท
6. เงินสำรองเพื่อดำเนินกิจการ 3–6 เดือน: แล้วแต่ความพร้อม

รวมขั้นต่ำ เริ่มต้นประมาณ 1–3 ล้านบาทขึ้นไป สำหรับคลินิกความงามขนาดเล็กถึงกลาง

เปิดคลินิกความงาม ใช้เงินเท่าไหร่

การเปิดคลินิกความงาม ใช้เงินลงทุนเบื้องต้นโดยประมาณ 2 – 8 ล้านบาท โดยขึ้นกับขนาดและรูปแบบบริการ ดังนี้

1. ค่าตกแต่งสถานที่: 500,000 – 2,000,000 บาท
2. เครื่องมือแพทย์/ความงาม: 1,000,000 – 5,000,000+ บาท
3. ค่าใบอนุญาตและจดทะเบียน: 10,000 – 100,000 บาท
4. เงินเดือนบุคลากร (หมอ/พนักงาน): 100,000 – 300,000 บาท/เดือน
5. ค่าโฆษณา-การตลาดเปิดตัว: 50,000 – 300,000 บาท
6. เงินสำรองสำหรับ 3-6 เดือนแรก: ขึ้นอยู่กับขนาดกิจการ

เราควรอายุเท่าไหร่ จึงควรเปิดคลินิก ?

ไม่มีอายุที่กำหนดได้ แต่สามารถพิจารณาจากปัจจัยเหล่านี้

1. วุฒิภาวะทางอาชีพ โดยควรมีประสบการณ์ในสายงานพอสมควร เช่น อายุ 30 ปีขึ้นไป สำหรับหมอ/พยาบาลที่ผ่านงานมาแล้ว
2. ความพร้อมทางการเงิน โดยต้องมีทุนสำรองหรือแหล่งเงินทุนรองรับความเสี่ยง
3. ความเข้าใจธุรกิจ อาจมีความรู้บัญชี ภาษี การบริหารคน และการตลาด
4. ทีมงานพร้อม โดยไม่จำเป็นต้องทำคนเดียว ถ้ามีหุ้นส่วนหรือทีมร่วมขับเคลื่อน

ถ้าเราลงทุนด้วยเงินที่น้อยที่สุดเพื่อจะเปิดคลินิก ด้วยเหตุผลว่าถ้าเจ๊งขึ้นมาจะไม่เจ็บตัวมาก แบบนี้ได้ไหม ?

ทำได้ แต่ควรปรับแนวคิดเป็น เปิดยังไงให้ไปได้สวย อาจจะทำให้มีกำลังใจมากกว่ากว่าที่จะรู้สึกกลัว โดยข้อดีของการเริ่มต้นด้วยทุนน้อย ได้แก่

1. ลดความเสี่ยงทางการเงิน หากธุรกิจไม่เป็นไปตามแผน จะไม่กระทบชีวิตมาก
2. ลองตลาดได้เร็ว เรียนรู้จากของจริง ปรับโมเดลธุรกิจได้ไว
3. เน้นใช้ทรัพยากรอย่างคุ้มค่า เลือกใช้ของที่จำเป็นจริง ๆ
4. ค่อย ๆ ขยายได้ หากเริ่มมีกำไรหรือฐานลูกค้าเพิ่ม

ถ้าอยากเรียนการเปิดคลินิก หรือ ธุรกิจทันตกรรมจริงจัง มีแนวทางใดบ้าง

แนวทางเรียนรู้การเปิดคลินิกหรือธุรกิจทันตกรรมแบบจริงจัง มีดังนี้:

1. ลงคอร์สอบรมเฉพาะทาง เช่น คอร์สบริหารคลินิก, Dental Business Bootcamp
2. เรียนจากผู้มีประสบการณ์ เช่น ฟังสัมมนา พอดแคสต์ อ่านบทสัมภาษณ์เจ้าของคลินิก
3. เข้าร่วมกลุ่มหรือคอมมูนิตี้ เช่น กลุ่ม Facebook เจ้าของคลินิก หรือทันตแพทย์
4. ฝึกงาน/อาสาในคลินิก เพื่อให้เข้าใจระบบงานจริง เช่น เวชระเบียน การบริหารทีม
5. ศึกษากฎหมายและภาษีที่เกี่ยวข้อง เช่น ใบอนุญาตประกอบกิจการ ภาษี การจ้างแพทย์

คลินิกเถื่อนติดคุกกี่ปี

โทษของการเปิด คลินิกเถื่อน (ไม่มีใบอนุญาตสถานพยาบาล) มีโทษตาม พ.ร.บ.สถานพยาบาล พ.ศ. 2541 ดังนี้

1. โทษทางอาญา จำคุกไม่เกิน 3 ปี หรือปรับไม่เกิน 60,000 บาท หรือทั้งจำทั้งปรับ
2. หากมีการโฆษณาเกินจริง หรือทำหัตถการโดยไม่มีใบประกอบวิชาชีพ อาจมีความผิดตามกฎหมายอื่นเพิ่มอีก เช่น พ.ร.บ.ยา หรือ พ.ร.บ.วิชาชีพเวชกรรม
3. เจ้าหน้าที่สามารถสั่งปิดสถานที่ทันที และหากพบผู้ได้รับอันตราย อาจมีความผิดฐานทำร้ายร่างกาย หรือฆ่าคนตายโดยประมาท เพิ่มเติม

คลินิกถือว่าเป็นสถานพยาบาลไหม

คลินิกถือว่าเป็นสถานพยาบาล ตามพระราชบัญญัติสถานพยาบาล พ.ศ. 2541 โดยสถานพยาบาล หมายถึง 

• สถานที่ที่มีการให้บริการทางการแพทย์หรือทันตกรรม
• มีแพทย์หรือบุคลากรวิชาชีพให้บริการแก่ประชาชน
• เช่น คลินิกเวชกรรม คลินิกทันตกรรม คลินิกเสริมความงาม ฯลฯ