ทำบัญชีคลินิกความงามให้รอบคอบทำอย่างไร มีตัวช่วยอะไรบ้าง

ในยุคที่ธุรกิจคลินิกเสริมความงามเติบโตแบบก้าวกระโดด ไม่ว่าจะเป็นคลินิกทรีตเมนต์ ฟิลเลอร์ โบท็อกซ์ หรือเลเซอร์ การบริหารจัดการที่ดีไม่ใช่แค่เรื่องของการบริการลูกค้าเท่านั้น แต่การจัดทำบัญชีคลินิกความงาม คืออีกหนึ่งหัวใจสำคัญ ที่เจ้าของธุรกิจทุกคนต้องให้ความใส่ใจอย่างรอบคอบ หลายคนอาจเริ่มต้นคลินิกด้วยความรู้ความสามารถทางการแพทย์ แต่กลับรู้สึกสับสนเมื่อไม่แน่ใจว่าการทําบัญชีคลินิกต้องทำยังไง หรือต้องยื่นภาษีแบบไหนเมื่อคลินิกเริ่มมีรายได้มากขึ้น ยิ่งถ้าไม่ได้วางระบบบัญชีตั้งแต่ต้น ปัญหาที่ตามมาอาจมีทั้งเรื่องภาษีย้อนหลัง การขาดทุนแบบไม่รู้ตัว หรือแม้แต่ความผิดพลาดในการจ่ายเงินให้แพทย์และพนักงานในคลินิก

บทความนี้ จะพาคุณไปดูว่า การทำบัญชีคลินิกให้รอบคอบควรเริ่มจากอะไร ต้องรู้จักต้นทุนและรายได้แบบไหนบ้าง บันทึกรายรับ-รายจ่ายยังไงให้ถูกต้อง และมีตัวช่วยอะไรบ้าง ที่จะทำให้เจ้าของคลินิกสามารถจัดการเรื่องบัญชีได้อย่างมืออาชีพ แม้ไม่มีพื้นฐานด้านการบัญชีมาก่อน โดยเฉพาะการเลือกใช้โปรแกรมบัญชีคลินิก ที่ออกแบบมาเฉพาะสำหรับธุรกิจเสริมความงามที่สามารถช่วยลดความผิดพลาด และประหยัดภาษีได้อย่างมีประสิทธิภาพด้วย

ทำไมความรู้บัญชี ภาษี และโปรแกรมบัญชีออนไลน์จึงสำคัญ

การบริหารคลินิกให้เติบโตอย่างมั่นคงและยั่งยืน ไม่ได้ขึ้นอยู่แค่เพียงคุณภาพของบริการทางการแพทย์เท่านั้น แต่ยังรวมถึงการบริหารจัดการทางการเงินอย่างเป็นระบบ ซึ่งความรู้ด้านบัญชี ภาษี และการใช้โปรแกรมบัญชีออนไลน์ คือหัวใจสำคัญที่ผู้ประกอบการคลินิกไม่ควรมองข้าม ด้วยเหตุผลดังนี้

1. วางแผนการเงินได้อย่างมีประสิทธิภาพ เมื่อเข้าใจพื้นฐานทางบัญชี ผู้ประกอบการจะสามารถมองเห็นภาพรวมของรายรับ-รายจ่ายของคลินิกได้อย่างชัดเจน ช่วยให้ตัดสินใจลงทุนอย่างเหมาะสม ลดความเสี่ยง และบริหารสภาพคล่องได้ดี
2. จัดการภาษีได้ถูกต้อง ไม่เสี่ยงต่อค่าปรับ ทั้งภาษีเงินได้ ภาษีหัก ณ ที่จ่าย และภาษีมูลค่าเพิ่ม (VAT) รวมถึงรู้จักใช้สิทธิประโยชน์ในการลดหย่อนภาษีอย่างถูกต้อง ป้องกันปัญหาถูกตรวจสอบภายหลัง
3. ลดต้นทุน เพิ่มความคล่องตัวด้วยโปรแกรมบัญชีออนไลน์ ที่ช่วยให้เจ้าของคลินิกสามารถติดตามข้อมูลทางการเงินได้แบบไม่ต้องพึ่งพาเอกสารกระดาษ ลดเวลาในการจัดทำเอกสาร เป็นลงทุนที่คุ้มค่าในระยะยาว เพราะช่วยลดข้อผิดพลาดจากการคำนวณผิด
4. สร้างความน่าเชื่อถือเมื่อเติบโตและขยายธุรกิจ เมื่อมีระบบบัญชีที่ชัดเจนและเป็นมาตรฐาน จะช่วยให้คลินิกสามารถยื่นขอสินเชื่อ ขยายสาขา 
5. ปรับตัวทันยุคดิจิทัล โปรแกรมบัญชีออนไลน์ในปัจจุบันรองรับการใช้งานผ่านมือถือและคลาวด์ ทำให้สามารถดูรายงานการเงิน หรือออกใบเสร็จจากที่ไหนก็ได้ ตอบโจทย์เจ้าของกิจการยุคใหม่ที่ต้องการความรวดเร็วและแม่นยำ

เริ่มต้นวางระบบบัญชีของธุรกิจคลินิกได้อย่างไรบ้าง

การวางระบบบัญชีสำหรับธุรกิจคลินิก โดยเฉพาะคลินิกความงามหรือคลินิกเฉพาะทาง เป็นสิ่งที่จำเป็นตั้งแต่เริ่มต้น เพราะจะช่วยให้คุณบริหารจัดการรายรับ-รายจ่ายอย่างมีประสิทธิภาพ ตรวจสอบต้นทุนได้ชัดเจน และวางแผนภาษีได้ถูกต้อง ตั้งแต่ปีแรกของการดำเนินธุรกิจ ซึ่งสามารถเริ่มต้นได้ตามขั้นตอนต่อไปนี้

1. เริ่มต้นวางผังบัญชี ซึ่งเป็นขั้นตอนแรกของการทำบัญชี ซึ่งจะช่วยแยกหมวดหมู่ของรายได้และค่าใช้จ่ายให้ชัดเจน และยังช่วยให้สามารถดึงข้อมูลมาวิเคราะห์ผลกำไรขาดทุนได้อย่างแม่นยำ และสามารถวางแผนขยายธุรกิจได้ ไม่ว่าจะเป็น

• รายได้จากค่าตรวจรักษา
• รายได้จากการทำหัตถการ เช่น ฟิลเลอร์ โบท็อกซ์
• รายได้จากการขายผลิตภัณฑ์เวชสำอาง
• ค่าใช้จ่ายพนักงาน
• ค่าใช้จ่ายอุปกรณ์และเครื่องมือทางการแพทย์
• ค่าใช้จ่ายด้านการตลาดและโฆษณา

2. แยกต้นทุนธุรกิจที่สำคัญของคลินิกอย่างเป็นระบบ ช่วยให้สามารถตั้งราคาบริการอย่างเหมาะสม และควบคุมกำไรได้ดีขึ้น โดยแบ่งออกเป็น

• ต้นทุนคงที่ ได้แก่ ค่าเช่าพื้นที่ ค่าจ้างพนักงานประจำ และค่าใช้จ่ายโปรแกรมบัญชีคลินิก
• ต้นทุนแปรผัน ได้แก่ ค่าวัสดุสิ้นเปลือง ค่าอุปกรณ์ที่ใช้ต่อเคส เช่น ยาชา เข็ม เวชภัณฑ์อื่น ๆ เป็นต้น
• ต้นทุนการตลาด: ค่าโฆษณาออนไลน์, โปรโมชั่น, แพ็กเกจส่วนลด

3. รายได้จากคลินิก ที่แบ่งออกเป็น

• รายได้จากบริการ เช่น ค่าหัตถการ
• รายได้จากการขายสินค้า
• รายได้จากค่าตรวจวินิจฉัย
• รายได้จากแพทย์ต่างสาขาที่เช่าพื้นที่หรือทำงานร่วมในคลินิก

การบันทึกรายรับและรายจ่าย สำหรับประเภทธุรกิจด้านสถานบริการพยาบาลทำอย่างไร

การบันทึกรายรับและรายจ่ายสำหรับธุรกิจสถานพยาบาล เช่น คลินิกความงาม คลินิกเฉพาะทาง หรือสถานเสริมสุขภาพ มีความสำคัญอย่างยิ่งในการบริหารจัดการการเงิน และจำเป็นต่อการยื่นภาษีอย่างถูกต้อง โดยลักษณะเฉพาะของธุรกิจคลินิก ทำให้การจัดทำรายการทางบัญชีต้องจัดการอย่างรอบคอบ ซึ่งสามารถเริ่มต้นได้ตามแนวทางต่อไปนี้

ขั้นตอนที่ 1  เพิ่มผังบัญชีที่เกี่ยวข้องกับแพทย์ เช่น ค่าทำศัลยกรรม และหัตถการต่าง ๆ โดยสร้างบัญชีสำหรับบันทึกรายได้ของแพทย์ เช่น

• รายได้ค่าผ่าตัดศัลยกรรม
• รายได้ค่าฉีดฟิลเลอร์/โบท็อกซ์
• รายได้จากบริการเลเซอร์

ขั้นตอนที่ 2 บันทึกรายได้ของกิจการ และแพทย์ของกิจการ โดยแยกรายได้ของคลินิกและรายได้ของแพทย์ให้ชัดเจน เพื่อความโปร่งใสในการจ่ายผลตอบแทนและคำนวณภาษี

ขั้นตอนที่ 3 บันทึกจ่ายรายได้ให้แก่แพทย์ของกิจการ หากแพทย์ได้รับค่าตอบแทนเป็นเปอร์เซ็นต์จากรายได้ บัญชีควรแสดงการหัก ณ ที่จ่าย (ภ.ง.ด.3) และสามารถออกเอกสารใบรับรองภาษีให้แพทย์ได้อย่างถูกต้อง

เปิดวิธี ทำบัญชีคลินิก ช่วยประหยัดภาษี

การทำบัญชีคลินิกอย่างถูกต้อง ไม่เพียงแต่ช่วยให้ธุรกิจดำเนินการได้อย่างมีระบบเท่านั้น แต่ยังช่วยให้เจ้าของกิจการสามารถวางแผนภาษี ได้อย่างไม่ยุ่งยากอีกด้วย ลดภาระภาษีที่ต้องจ่ายโดยไม่ผิดกฎหมาย และสร้างภาพลักษณ์ทางการเงินที่น่าเชื่อถือ เป็นผลดีต่อการขยายกิจการหรือยื่นขอสินเชื่อในอนาคตอีกด้วย มาดูวิธีทำบัญชีคลินิกที่ช่วยประหยัดภาษีกันว่าทำได้อย่างไรบ้าง

การวางแผนบัญชีคลินิกที่ดี ช่วยให้สามารถใช้สิทธิหักค่าใช้จ่ายได้อย่างถูกต้อง เช่น

• ค่าซื้อเครื่องมือแพทย์ ซึ่งสามารถตัดค่าเสื่อมราคาได้
• ค่าการตลาด ซึ่งสามารถนำมาหักภาษีได้หากมีใบกำกับภาษี
• ค่าจ้างแพทย์ โดยควรหักภาษี ณ ที่จ่ายให้ถูกต้อง

นอกจากนี้การใช้การโปรแกรมบัญชีคลินิก จะช่วยออกเอกสารทางบัญชีอัตโนมัติ เช่น ใบเสร็จรับเงิน ใบกำกับภาษี รายงานภาษีซื้อ-ขาย ซึ่งช่วยลดภาระงานเอกสารได้มาก

การบันทึกรายได้สำหรับทำบัญชีคลินิก

• บันทึกรายได้ทันทีเมื่อมีการให้บริการ
• แยกประเภทบริการ เช่น หัตถการ ค่าปรึกษา หรือการขายผลิตภัณฑ์
• แนบใบเสร็จรับเงินทุกครั้ง และระบุชื่อลูกค้าในกรณีออกเอกสารเต็มรูปแบบ

การบันทึกรายจ่ายสำหรับทำบัญชีคลินิก

• เก็บใบเสร็จหรือใบกำกับภาษีทุกครั้ง
• แยกประเภทค่าใช้จ่าย เช่น ค่าเช่า ค่าจ้าง ค่าวัสดุสิ้นเปลือง เป็นต้น
• ใช้หมวดบัญชีเดียวกันเพื่อความต่อเนื่องในการวิเคราะห์

การบันทึกบัญชีสำหรับเครื่องมือทางการแพทย์

• เครื่องมือที่มีอายุใช้งานเกิน 1 ปี เช่น เครื่องเลเซอร์ ให้บันทึกเป็นสินทรัพย์และคำนวณค่าเสื่อมราคา
• เครื่องมือราคาต่ำ เช่น เข็ม สำลี บันทึกเป็นวัสดุสิ้นเปลือง

ฟีเจอร์เด็ดจาก ProClinic ที่ช่วยจัดการบัญชีคลินิกความงามของคุณได้อย่างง่าย

สำหรับเจ้าของคลินิกที่ต้องการระบบบัญชีที่ครบวงจร ใช้งานง่าย และช่วยประหยัดเวลา ProClinic คือคำตอบที่ลงตัว ด้วยฟีเจอร์เฉพาะทางที่ออกแบบมาเพื่อธุรกิจคลินิกความงามโดยเฉพาะ ครอบคลุมทั้งการจัดการบัญชี การเงิน และภาษีในระบบเดียว โดยมีฟีเจอร์หลักที่น่าสนใจ ดังนี้

1. ระบบบันทึกรายรับ-รายจ่ายอัตโนมัติ ที่ช่วยบันทึกรายรับจากค่าหัตถการและการขายผลิตภัณฑ์ รวมถึงรายจ่ายต่าง ๆ เช่น ค่าวัสดุสิ้นเปลือง หรือค่าโฆษณา พร้อมสรุปรายงานอัตโนมัติแบบเรียลไทม์
2. ผังบัญชีสำเร็จรูปสำหรับคลินิกเสริมความงาม ที่มี Template ผังบัญชีที่ออกแบบตามลักษณะธุรกิจคลินิกไว้แล้ว แยกหมวดหมู่ให้ครบ เช่น รายได้จากการทำทรีตเมนต์ ค่าฉีดฟิลเลอร์ ค่าหมอ ฯลฯ
3. ระบบคำนวณภาษี และหัก ณ ที่จ่าย ที่มีระบบที่สามารถคำนวณภาษีเงินได้นิติบุคคล และภาษีหัก ณ ที่จ่ายสำหรับแพทย์ พร้อมสรุปรายงานที่เกี่ยวข้อง
4. ระบบบันทึกค่าตอบแทนแพทย์ โดยแยกรายได้ของกิจการออกจากรายได้ของแพทย์ พร้อมบันทึกค่าจ้างแพทย์แบบรายครั้งหรือรายเดือน และคำนวณภาษีที่เกี่ยวข้องให้อัตโนมัติ
5. รายงานบัญชีครบถ้วน โดยสร้างรายงานบัญชีรายเดือน รายปี งบกำไรขาดทุน และบัญชีรายรับรายจ่ายคลินิก แบบดูง่าย เข้าใจเร็ว
6. เชื่อมต่อกับระบบนัดหมายและเวชระเบียน ทำให้ทุกส่วนของธุรกิจทำงานร่วมกันอย่างราบรื่น

การทำบัญชีคลินิกอย่างมืออาชีพต้องอาศัยทั้งความเข้าใจระบบบัญชี และการเลือกใช้โปรแกรมบัญชีคลินิกที่ดี จะช่วยลดภาระด้านเอกสาร และช่วยให้การรวบรวมข้อมูล จัดการข้อมูลบัญชีเป็นเรื่องที่ง่ายขึ้น ทำให้คุณเป็นเจ้าของคลินิกแบบมืออาชีพได้มากขึ้น นอกจากนี้ การวางผังบัญชีที่ดีช่วยให้วิเคราะห์รายได้ รายจ่าย และกำไรได้ชัดเจน ลดข้อผิดพลาดในการเสียภาษี และยังช่วยให้สามารถวางแผนขยายกิจการอย่างมั่นใจ โดยเฉพาะบัญชีคลินิกความงาม ที่ต้องมีความเข้าใจทั้งด้านภาษีมูลค่าเพิ่ม และการแยกบัญชีรายรับรายจ่ายอย่างชัดเจน การมีระบบบัญชีรายรับรายจ่ายคลินิกที่ดีไม่เพียงแต่ทำให้ธุรกิจดำเนินไปอย่างราบรื่น แต่ยังสร้างความน่าเชื่อถือทั้งในสายตาผู้ใช้บริการ และหน่วยงานกำกับดูแลได้อีกด้วย

คำถามที่พบบ่อย

เปิดคลินิกความงามใช้เงินเท่าไหร่

โดยประมาณ เริ่มต้นที่ 1.5 – 10 ล้านบาท ขึ้นอยู่กับขนาดและระดับบริการของคลินิก

โดยมีรายการค่าใช้จ่ายหลัก 

1. ค่าตกแต่งสถานที่ ประมาณ 300,000 - 3,000,000 บาท ซึ่งขึ้นกับขนาดและทำเล
2. ค่าอุปกรณ์การแพทย์และความงาม ประมาณ 500,000 - 5,000,000 บาท
3. ค่าเครื่องมือเฉพาะทาง เช่น เลเซอร์ ฟิลเลอร์ โบท็อกซ์ ประมาณ 200,000 ถึงหลายล้านบาท
4. ค่าจ้างบุคลากรและทีมแพทย์ ประมาณเดือนละ 100,000 บาทขึ้นไป
5. ค่าใบอนุญาต/ทะเบียนสถานพยาบาล ราคาเริ่มต้นหลักหมื่นบาท
6. ค่าระบบซอฟต์แวร์จัดการคลินิก เริ่มต้นตั้งแต่เดือนละหลักพันบาท ไปจนถึงหลักหมื่น
7. ค่าใช้จ่ายทางการตลาดและโฆษณา ประมาณ 50,000 – 500,000 บาท
8. เงินสำรองเพื่อดำเนินกิจการช่วงแรก ควรเตรียมไว้ประมาณ 300,000 – 1,000,000 บาท

สถานพยาบาลใช้เกณฑ์อะไรในการบันทึกบัญชี

สถานพยาบาล เช่น คลินิก จะใช้เกณฑ์คงค้างในการบันทึกบัญชีเป็นหลัก ตามมาตรฐานการบัญชีที่รับรองโดยสภาวิชาชีพบัญชี ซึ่งมีรายละเอียด ดังนี้

1. เกณฑ์คงค้าง (Accrual Basis)

• บันทึกรายได้เมื่อให้บริการแล้ว แม้ยังไม่ได้รับเงิน
• บันทึกรายจ่ายเมื่อเกิดหนี้สินหรือมีภาระผูกพัน แม้ยังไม่ได้จ่ายเงินจริง

2. รายได้ที่บันทึก เช่น

• รายได้จากค่าหัตถการ
• รายได้จากการขายยา/เวชภัณฑ์
• รายได้จากค่าตรวจวินิจฉัย

3. รายจ่ายที่บันทึก เช่น

• ค่าวัสดุสิ้นเปลือง
• ค่าจ้างแพทย์
• ค่าบำรุงรักษาเครื่องมือ
• ค่าเช่าสถานที่

เปิดคลินิกต้องจด VAT ไหม

ขึ้นกับกรณีต่าง ๆ ดังนี้

1. ไม่ต้องจด VAT ในกรณีที่

• รายได้จากการรักษาพยาบาลแท้ (เช่น ตรวจรักษา ฉีดยา ผ่าตัด ฯลฯ)
• ได้รับ ยกเว้นภาษีมูลค่าเพิ่ม ตามกฎหมาย (มาตรา 81 แห่งประมวลรัษฎากร)
• ยอดขายรวมไม่เกิน 1.8 ล้านบาทต่อปี (ในกรณีมีรายได้อื่นที่ไม่ใช่การรักษา เช่น ขายอาหารเสริม เครื่องสำอาง)

2. ต้องจด VAT ในกรณีที่ 

• มี รายได้จากการขายสินค้าอื่น ที่ไม่ใช่การรักษา เช่น เวชสำอาง อาหารเสริม ผลิตภัณฑ์เพื่อความงาม และมียอดขายรวมเกิน 1.8 ล้านบาท/ปี
• ต้องการ ขอคืนภาษี VAT จากรายจ่ายต่าง ๆ