บริหารสต็อกเวชภัณฑ์แบบมืออาชีพ ลดของหาย คุมต้นทุนได้ทุกกล่อง

ในการบริหารคลินิกความงาม ไม่ว่าจะขนาดเล็กหรือใหญ่ การควบคุมสต็อกเวชภัณฑ์ให้แม่นยำคือหนึ่งในปัจจัยที่ส่งผลต่อกำไร ความต่อเนื่องของบริการ และความพึงพอใจของคนไข้โดยตรง เพราะหากของหมดโดยไม่รู้ตัว ยาเปิดใช้แล้วหมดอายุ หรือเวชภัณฑ์หายโดยไม่ทราบสาเหตุ อาจนำไปสู่ทั้งความเสียหายทางธุรกิจและภาพลักษณ์ที่ไม่น่าเชื่อถือ ยิ่งคลินิกไหนมีคอร์สรักษา/เวชภัณฑ์เฉพาะทางหลายรายการ ยิ่งจำเป็นต้องมี ระบบบริหารคลังเวชภัณฑ์ ที่ช่วยเช็กจำนวนได้แบบเรียลไทม์ วางแผนการสั่งซื้อได้อย่างแม่นยำ และลดปัญหาสต็อกหาย ของค้างสต็อกจนหมดอายุและต้องทิ้ง หรือซื้อของซ้ำซ้อนที่ไม่จำเป็น

หากคลินิกของคุณยังใช้วิธีจัดการสต็อกแบบเดิม ๆ อย่างการกรอกข้อมูลแบบเมนนวลแม้จะทำใน Excel ก็ตาม อาจถึงเวลาต้องเปลี่ยน เพราะตอนนี้มีระบบคลินิกที่ออกแบบมาให้บริหารเวชภัณฑ์ได้อัตโนมัติ ที่ช่วยให้คุณมองเห็นภาพรวมอย่างมืออาชีพ ควบคุมต้นทุนได้ตั้งแต่ชิ้นแรก จนถึงขวดสุดท้าย เรามาเรียนรู้วิธีบริหารสต็อกเวชภัณฑ์อย่างเป็นระบบกัน เพื่อยกระดับความมืออาชีพของคลินิกความงามให้เป็นรูปแบบดิจิทัลอย่างเต็มตัว รวมถึงข้อดีของระบบโปรแกรมคลินิก อย่าง ProClinic ที่ตอบโจทย์

ทำไมคลินิกต้องบริหารสต็อกเวชภัณฑ์อย่างจริงจัง ?

ในแต่ละวัน คลินิกความงามต้องใช้เวชภัณฑ์หลากหลาย ไม่ว่าจะเป็นเข็มฉีดยา ผ้าก๊อซ สำลี ถุงมือ ยาทา ยากิน โบท็อกซ์ ฟิลเลอร์ ฯลฯ ซึ่งล้วนมีต้นทุนและวันหมดอายุ หากไม่มีการบริหารคลังเวชภัณฑ์อย่างเป็นระบบจะเสี่ยงต่อของขาดสต็อก หรือหมดอายุเพราะเป็นของที่ไม่ค่อยได้ใช้ แต่สั่งมาเพราะกลัวของขาดสต็อก เนื่องจากไม่มีสถิติการใช้เวชภัณฑ์ในคลินิกอย่างเป็นระบบ ทำให้สิ้นเปลืองงบประมาณโดยไม่จำเป็น

ระบบบริหารเวชภัณฑ์ที่ดีจะช่วยให้คุณสะดวกขึ้นอย่างไรบ้าง ?

1. รู้ว่ามีอะไรอยู่ในคลังเวชภัณฑ์บ้าง 

โดยไม่ต้องเปิดตู้ เช็กทีละกล่อง หรือคอยถามเจ้าหน้าที่อีกต่อไป เพราะระบบสามารถสรุปรายการเวชภัณฑ์ทั้งหมดที่มีอยู่ในสต็อกแบบเรียลไทม์ พร้อมจำนวนคงเหลือ วันหมดอายุ และประวัติการใช้งานย้อนหลังได้ในคลิกเดียว ทำให้คุณรู้ทันทุกความเคลื่อนไหวในคลัง

2. วางแผนสั่งซื้อได้อย่างแม่นยำ

ระบบจะช่วยแจ้งเตือนเมื่อสินค้าใกล้หมด หรือถึงจุดที่ควรสั่งซื้อตามปริมาณที่คุณตั้งไว้ ลดโอกาสของหมดกลางคอร์ส หรือซื้อเวชภัณฑ์ซ้ำซ้อนโดยไม่จำเป็น อีกทั้งยังช่วยประเมินแนวโน้มการใช้งานจากข้อมูลในอดีต เพื่อให้คุณวางแผนการจัดซื้อได้ตรงความต้องการจริง ไม่มากไป ไม่น้อยไป

3. ควบคุมต้นทุนได้ดีขึ้น

เวชภัณฑ์หลายรายการมีราคาสูง เช่น ฟิลเลอร์ โบท็อกซ์ หรือวิตามินบำรุงผิวต่าง ๆ หากไม่มีระบบติดตามการใช้งาน อาจทำให้เกิดการรั่วไหล หรือการใช้งานที่ไม่สมเหตุสมผล ระบบจะช่วยให้คุณเห็นต้นทุนต่อครั้งการใช้/ต่อคอร์สได้ชัดเจน และวิเคราะห์จุดรั่วไหลได้อย่างแม่นยำ

4. ป้องกันของหาย ของหมด หรือใช้ซ้ำโดยไม่ตั้งใจ

การไม่รู้ว่าสินค้าอยู่ตรงไหน ใครเป็นผู้เบิก หรือใช้ไปกับคนไข้คนใด อาจก่อให้เกิดของหายโดยไม่รู้ตัว หรือเกิดความผิดพลาดในการให้บริการ เช่น เปิดกล่องใหม่ทั้งที่ของเก่ายังใช้ไม่หมด ระบบที่ดีจะช่วยสร้างวินัยในการเบิกจ่าย และลดการสูญเสียที่ไม่ควรเกิดขึ้น

เวชภัณฑ์ที่ควรจัดสต็อกอย่างเป็นระบบ

1. การจัดการสต๊อกเวชภัณฑ์ไม่ใช่แค่เรื่องของยาเท่านั้น แต่ยังรวมถึงวัสดุและอุปกรณ์ทางการแพทย์ที่ใช้ในชีวิตประจำวันของคลินิก โดยเฉพาะคลินิกความงามที่ต้องอาศัยความแม่นยำ ความปลอดภัย และการควบคุมต้นทุนอย่างใกล้ชิด ตัวอย่างเวชภัณฑ์ที่ควรบริหารอย่างมีระบบ ได้แก่ ยาที่ใช้เป็นประจำ เช่น ยาแก้แพ้ ยาแก้อักเสบ ยาชาเฉพาะที่ ซึ่งมีการใช้บ่อยและจำเป็นต้องมีสำรองไว้เสมอ
2. เวชภัณฑ์สิ้นเปลือง เช่น สำลี แอลกอฮอล์ ผ้าก๊อซ ถุงมือ ที่ใช้ทุกวันในทุกขั้นตอนการรักษา หากขาดจะกระทบการให้บริการทันที
3. อุปกรณ์ใช้ครั้งเดียว เช่น เข็มฉีดยา หลอดดูดสาร กระบอกฉีด ซึ่งต้องเปลี่ยนใหม่ทุกเคสเพื่อความปลอดภัยและถูกหลักอนามัย
4. เวชภัณฑ์เฉพาะทาง เช่น ฟิลเลอร์ โบท็อกซ์ สารสกัดผิวขาว วัสดุฝังเข็ม หรืออุปกรณ์ทรีตเมนต์ที่มีต้นทุนสูงและมีวันหมดอายุ จึงควรติดตามปริมาณและรอบการใช้งานอย่างใกล้ชิด

ปัญหาที่คลินิกมักเจอเมื่อไม่มีระบบบริหารสต็อก

1. ของหมดโดยไม่รู้ตัว เช่น พนักงานรู้ว่าเวชภัณฑ์หมดก็ต่อเมื่อจะใช้งานจริง ทำให้ไม่มีของสำหรับบริการลูกค้า
2. ของหมดอายุ จากการสั่งของมามากเกินไป ใช้ไม่ทัน
3. ของหาย ไม่สามารถตรวจสอบย้อนหลังได้ว่าใครใช้
4. สั่งซื้อซ้ำโดยไม่จำเป็น เพราะไม่รู้ว่ามีในคลังแล้ว
5. จัดเก็บไม่เป็นระบบ ทำให้หาของยาก ใช้เวลานานในการเช็กสต็อก

เคล็ดลับบริหารสต็อกเวชภัณฑ์ฉบับคลินิกยุคใหม่

1. กำหนดรายการเวชภัณฑ์ประจำคลินิก โดยการจัดหมวดหมู่ยาและเวชภัณฑ์ให้ชัดเจน
2. วางระบบเช็กของเข้า-ออก โดยใช้ระบบบันทึกแบบดิจิทัลหรือแอปพลิเคชันที่เชื่อถือได้
3. กำหนดจุดสั่งซื้อ (Reorder Point) เมื่อของใกล้หมดระบบจะเตือนอัตโนมัติ
4. อบรมพนักงานเรื่องการจัดเก็บและบันทึก ให้ทุกคนร่วมมือได้อย่างมีประสิทธิภาพ
5. ใช้เทคโนโลยีช่วยในการบริหาร เช่น โปรแกรมคลินิกที่มีฟีเจอร์บริหารสต็อกแบบเรียลไทม์อย่าง ProClinic หรือระบบ EMR

บริหารสต็อกเวชภัณฑ์ให้มีประสิทธิภาพ กุญแจสู่ความสำเร็จ

วางแผนการสั่งซื้ออย่างมีประสิทธิภาพ

• วิเคราะห์ประวัติการใช้งานย้อนหลัง
• วางแผนการสั่งซื้อแบบรายเดือนหรือรายไตรมาส
• ปรับการสั่งซื้อให้เหมาะสมกับช่วง high/low season

เทคโนโลยี ตัวช่วยสำคัญในการจัดการสต็อก

• โปรแกรมคลินิก เช่น ProClinic สามารถแสดงจำนวนเวชภัณฑ์คงเหลือแบบเรียลไทม์
• ใช้บาร์โค้ดในการเช็กสินค้าเข้า-ออก

ตรวจสอบ จัดเก็บ ฝึกอบรม เพื่อการจัดการที่เหมาะสม

• ตรวจสอบเวชภัณฑ์อย่างสม่ำเสมอ ทั้งรายวันและรายสัปดาห์
• แยกพื้นที่จัดเก็บอย่างชัดเจน ตามประเภทและวันหมดอายุ
• อบรมเจ้าหน้าที่ให้รู้หลักการบริหารเวชภัณฑ์ คือ การจัดการที่ต้องมีระบบและวินัย

บริหารสต็อกด้วยข้อมูล แม่นยำ คาดการณ์ได้ ลดต้นทุน

• วิเคราะห์แนวโน้มการใช้เวชภัณฑ์จากข้อมูลย้อนหลัง
• ปรับปรุงการสั่งซื้อให้เหมาะสมกับปริมาณการใช้งานจริง

ระบบ EMR ตัวช่วยจัดการข้อมูลผู้ป่วย สู่การบริหารสต็อกที่แม่นยำ

• บันทึกข้อมูลการใช้เวชภัณฑ์ต่อเคสในระบบ
• ลดการใช้เกินจำเป็น พร้อมตรวจสอบย้อนหลังได้ง่าย

การบริหารสต็อกเวชภัณฑ์ที่ดีช่วยให้

• ลดต้นทุนคงคลัง
• เพิ่มความคล่องตัวในการให้บริการ
• สร้างภาพลักษณ์มืออาชีพให้กับคลินิก

เริ่มต้นการจัดการสต็อกเวชภัณฑ์อย่างไร ?

1. ทำบัญชีคลังเวชภัณฑ์เริ่มต้น สามารถใช้แบบฟอร์ม สต๊อกยา หรือระบบคลินิก)
2. เลือกใช้โปรแกรมช่วยบริหาร เช่น ระบบของ ProClinic ที่สามารถเช็กยอดคงเหลือ แจ้งเตือนของหมดอายุ และวางแผนสั่งซื้อได้
3. สร้าง SOP การตรวจสต็อกประจำเดือนและการสั่งซื้อร่วมกับทีม

การใช้เทคโนโลยีในการบริหารสต็อก

• ใช้โปรแกรมบริหารคลังเวชภัณฑ์ เช่น ProClinic ที่ช่วยให้การจัดการสต็อกง่ายขึ้น ไม่ว่าจะเป็น
  • บันทึกและติดตามเวชภัณฑ์แบบเรียลไทม์ ที่เช็กปริมาณสินค้าคงเหลือแบบทันที พร้อมประวัติการเบิก-จ่ายย้อนหลัง
  • แจ้งเตือนจุดสั่งซื้ออัตโนมัติ โดยระบบจะเตือนเมื่อของใกล้หมด ลดโอกาสของขาดหรือการสั่งเกิน
  • กำหนดล็อต วันหมดอายุ และสถานะสินค้าได้ละเอียด ป้องกันการใช้ของหมดอายุ ช่วยให้เวชภัณฑ์หมุนเวียนอย่างมีประสิทธิภาพ
  • จัดการเวชภัณฑ์รายแผนการรักษา เชื่อมโยงข้อมูลยาและเวชภัณฑ์ที่ใช้ในแต่ละเคส ลดความผิดพลาดในการจัดเตรียม
  • รายงานสรุปคลังอัตโนมัติ สามารถดูข้อมูลแบบ Dashboard ได้ทันที ทั้งมูลค่าสินค้า ปริมาณที่ใช้บ่อย และแนวโน้มการสั่งซื้อ
  • ใช้งานง่าย ไม่ซับซ้อน รองรับการใช้งานทั้งเจ้าของคลินิกและพนักงานทั่วไป พร้อมฟีเจอร์ภาษาไทยและคู่มือการใช้งานครบถ้วน
• ใช้ QR code หรือ Barcode สำหรับเวชภัณฑ์แต่ละชิ้น
• เชื่อมต่อข้อมูลการใช้ยา-เวชภัณฑ์กับระบบ EMR เพื่อดูความเชื่อมโยงในทุกการใช้งาน

ประโยชน์ของการจัดการสต็อกเวชภัณฑ์ที่ดี

• ลดปัญหาของหาย/หมดอายุ
• ประหยัดต้นทุนอย่างเห็นผล
• เพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของทีม
• ต่อยอดข้อมูลเพื่อวางแผนการตลาดและจัดโปรโมชันได้

การบริหารสต็อกเวชภัณฑ์อย่างเป็นระบบไม่ใช่ภาระ แต่คือการลงทุนในระยะยาวให้คลินิกสามารถให้บริการได้อย่างราบรื่น สร้างความประทับใจให้ลูกค้า และควบคุมต้นทุนได้อย่างมีประสิทธิภาพ การใช้เทคโนโลยีเข้ามาช่วย เช่น ระบบคลินิกที่ออกฉลากยาได้ และบริหารเวชภัณฑ์ได้ในตัว อย่าง ProClinic จะทำให้คลินิกของคุณเป็นมืออาชีพที่แท้จริงในสายตาคนไข้และทีมงาน

คำถามที่พบบ่อย

เวชภัณฑ์กับยา ควรแยกสต็อกหรือรวมกัน ?

ควรแยกสต็อก เนื่องจากลักษณะการเก็บรักษาต่างกัน, การควบคุมและตรวจสอบแตกต่าง และการบริหารจัดการคลังมีเป้าหมายต่างกัน เพราะบางครั้ง การจัดการสต็อกยามักเน้นที่การควบคุมล็อตและวันหมดอายุ และเวชภัณฑ์เน้นความเพียงพอและหมุนเวียนเร็ว

สามารถใช้ระบบบริหารสต็อกร่วมกับคลินิกหลายสาขาได้หรือไม่ ?

ได้ โดยเฉพาะหากใช้ระบบที่รองรับการทำงานแบบออนไลน์หรือ cloud-based เช่น ProClinic ซึ่งมีจุดเด่นดังนี้ เชื่อมข้อมูลหลายสาขาไว้ในระบบเดียว จัดการสิทธิ์การเข้าถึงแยกตามสาขา และรายงานภาพรวมคลังเวชภัณฑ์ทั้งเครือ

ระบบมีแจ้งเตือนสต็อกใกล้หมดไหม ?

ของ ProClinic มีระบบแจ้งเตือนอัตโนมัติ เมื่อเวชภัณฑ์หรือยามีจำนวนใกล้ถึงจุด Reorder Point และสามารถตั้งค่าจำนวนขั้นต่ำได้ตามต้องการ เพื่อให้แจ้งเตือนตรงกับลักษณะการใช้งานของแต่ละคลินิก รวมถึงแจ้งเตือนผ่านระบบหลังบ้านทันที ช่วยป้องกันของหมดโดยไม่รู้ตัว

ต้องสแกนบาร์โค้ดหรือไม่ถึงจะใช้งานระบบได้ ?

ระบบ ProClinic และหลายระบบอื่น รองรับการกรอกข้อมูลด้วยมือ เช่น การค้นหาชื่อยา/เวชภัณฑ์ เพื่อเพิ่ม-ลดสต็อก โดยที่ไม่บังคับให้ใช้บาร์โค้ด ซึ่งเหมาะสำหรับคลินิกที่ยังไม่มีระบบบาร์โค้ดเต็มรูปแบบ แต่หากใช้สแกนบาร์โค้ดร่วมด้วย จะช่วยหลายอย่าง ดังนี้

• ลดข้อผิดพลาดในการบันทึกข้อมูล
• ทำงานเร็วขึ้น
• ตรวจสอบเวชภัณฑ์เฉพาะเจอได้ง่าย
• เหมาะกับคลินิกที่มีเวชภัณฑ์จำนวนมาก

Copyright © 2025 Proclinic Group Co., Ltd. All rights reserved.  

Published on : May 10, 2025