คู่มือการบริหารคลังยาและเวชภัณฑ์ จัดเก็บ เช็กคลังยาได้เป๊ะ

การบริหารคลังยาและเวชภัณฑ์ให้ดีคือหัวใจของคลินิก แต่เรามักพบว่าจัดยังไงก็ไม่ลงตัว ตัวเลขสต็อกยาในไฟล์ไม่ตรงกับจำนวนจริง บางทีของหมดโดยไม่รู้ บางทีก็สั่งมาเกิน จนเป็นปัญหาเรื้อรังตั้งแต่ประสิทธิภาพยาไปจนถึงต้นทุนที่บานปลาย เราจะมาดูคู่มือบริหารคลังยาและเวชภัณฑ์ เพื่อศึกษาวิธีบริหารคลังยาและเวชภัณฑ์ให้ได้มาตรฐาน ยาหมดก็รู้ วางแผนจัดซื้อก็เป๊ะ หมดห่วงเรื่องยาหมดอายุ ตรวจสอบคลังยาได้ไม่ตกหล่น

การจัดเก็บและควบคุมคุณภาพยา

จุดเริ่มต้นของคลังยาที่มีประสิทธิภาพ สิ่งแรกที่คลินิกความงามต้องให้ความสำคัญคือ การจัดเก็บยาอย่างถูกต้อง ยาหลายชนิดไวต่ออุณหภูมิ แสง หรือความชื้น ถ้าเก็บผิดวิธีคุณภาพของจะเสื่อม และส่งผลต่อผลลัพธ์การรักษา การจัดเก็บอย่างเป็นระบบจึงเป็นเหมือนโครงสร้างพื้นฐานของคลังยา และรองรับการตรวจสอบได้ มาดูกันว่าแต่ละส่วนต้องทำอะไรบ้าง

Cold Chain Management สำคัญแค่ไหน?

สำหรับยาของคลินิกคลินิกความงามที่ต้องควบคุมอุณหภูมิ เช่น โบท็อกซ์ ฟิลเลอร์ วัคซีน หรือยาที่ไวต่อความร้อน การทำ Cold Chain Management ให้ถูกต้องถือเป็นเรื่องใหญ่ เพราะคุณภาพยาจะเสื่อมทันทีถ้าอุณหภูมิไม่คงที่ รวมทั้งยังเป็นมาตรฐานตามแนวทางการบริหารเวชภัณฑ์ กระทรวงสาธารณสุขอีกด้วย สิ่งสำคัญคือต้องมีเครื่องบันทึกอุณหภูมิ และทำ log ทุกวัน ให้ตรวจสอบย้อนหลังได้ทันที ลดความเสี่ยงยาหมดสภาพก่อนเปิด ซึ่งเป็นปัญหาที่หลายคลินิกมักเจอ

ยาเวชภัณฑ์ คืออะไร ตรวจสอบสภาพยาอย่างไรให้มั่นใจ

ยาเวชภัณฑ์ คือ ยาที่ใช้ในการรักษาและทำหัตถการ เช่น ยาชา โบท็อกซ์ ฟิลเลอร์ ฯลฯ ส่วนเวชภัณฑ์ทางการแพทย์ คือ อุปกรณ์ที่ใช้ในหัตถการ เช่น เข็มสำลี ถุงมือ เป็นต้น ซึ่งทั้งหมดควรมีการตรวจสภาพก่อนใช้เสมอ เพราะถึงแม้จะหมดอายุเพียงไม่กี่วันก็ต้องทิ้งทันที ไม่อย่างนั้นอาจส่งผลต่อความปลอดภัยของผู้ป่วยได้ทันที หรือยาที่อยู่ในแพ็กเกจที่บวม มีหยดน้ำด้านใน หรือสียาเปลี่ยนไปแล้ว ก็เป็นสัญญาณที่ต้องแยกออกจากยาในสต็อกทันที การตรวจสภาพยาเป็นประจำยังช่วยลดปัญหาการเบิกผิด และปัญหาคุณภาพยา เนื่องจากคลินิกจำนวนไม่น้อยเจอปัญหายาเสื่อมก่อนกำหนดเพราะการจัดเก็บไม่ถูกต้องนั่นเอง

แยกพื้นที่จัดเก็บไม่ให้ปนกัน เป็นวิธีบริหารยาและเวชภัณฑ์ที่ไม่ควรมองข้าม

หนึ่งในหัวใจของวิธีบริหารคลังยาและเวชภัณฑ์ที่คลินิกความงามต้องทำคือ แยกโซนพื้นที่เก็บให้ชัดเจน เช่น โซนยาแห้ง ยาควบคุมอุณหภูมิ เวชภัณฑ์ใช้แล้วทิ้ง และโซนสารที่มีความเสี่ยงสูง การจัดพื้นที่แบบนี้เป็นระบบตามหลัก First Expired First Out (FEFO) จะยิ่งช่วยให้หยิบใช้ง่าย หายาอะไรก็เจอ ลดการสูญหาย และสอดคล้องกับระเบียบของหลายหน่วยงานด้านสาธารณสุข ซึ่งเป็นส่วนหนึ่งของมาตรฐานที่คลังยาและคลินิกทั่วไปต้องยึดเพื่อรองรับการตรวจสอบในอนาคตอีกด้วย

คู่มือบริหารคลังยาและเวชภัณฑ์ แบบป้องกันการทุจริต

การเบิกยาและเวชภัณฑ์ คือ จุดที่คลินิกความงามหลายแห่งไม่คิดว่าจะเสียต้นทุนไปกับส่วนนี้มากที่สุด จากการใช้วิธีเช็กสต็อกด้วยการบันทึกลงบนกระดาษหรือจดด้วยมือ ทำให้หายบ้าง ลืมจดบ้าง หรือเบิกเกิน ยอดในสต็อกจริงไม่ตรงกับตัวเลขในเอกสาร เกิดความวุ่นวายที่เสียทั้งเวลาและเงิน การมีระบบคลินิก ที่มีการบันทึกที่ชัดเจน สะดวก และรวดเร็ว เช่น บันทึกเวลา ชื่อสตาฟผู้เบิก ปริมาณ และหัตถการที่ทำ จะช่วยลดช่องโหว่การทุจริตได้มาก และทำให้เราได้รู้ว่า จริง ๆ แล้วเจ้าหน้าที่คลังยา ทําอะไรบ้างกับรายการนี้ไปบ้าง ตั้งแต่รับของ ตรวจเช็ก จัดเก็บ บันทึก และตรวจสอบ การมีระบบที่สนับสนุนงานของเจ้าหน้าที่คลังยา จะทำให้ทำงานเร็วขึ้น ลดปัญหายาไม่พอ และรู้ว่ายาถูกเบิกไปวันไหน เท่าไหร่ ตรงกับรายการที่ใช้จริงหรือไม่ 

ทริควิธีบริหารคลังยาและเวชภัณฑ์ ให้คลินิกมีสภาพคล่อง

สภาพคล่องของคลินิกถูกผูกกับสต็อกมากกว่าที่คิด เมื่อสต็อกแน่นเกินไป อาจหมายถึงการใช้เงินกับส่วนนี้มากด้วย อาจทำให้หมุนเวียนไม่ทันหรือขาดทุน เทคนิคสำคัญคือการวิเคราะห์จากข้อมูลการใช้งานย้อนหลัง เช่น ยาอะไรใช้บ่อย ยาอะไรขายดีตามฤดูกาล และยาอะไรควรลดการสั่งซื้อเพราะอาจไม่ได้ใช้มากเท่าที่ควร ปัญหาที่มักเจอคือ เราไม่รู้ว่ายาบางตัวใช้ปีละไม่กี่ครั้งแต่สั่งมาเยอะ นอกจากทำให้เงินจมแล้ว ยังเสี่ยงต่อการเก็บไว้นานเกินจนหมดอายุแล้วต้องทิ้งด้วย ส่วน medical supplies คือ อุปกรณ์ทางการแพทย์ที่ใช้หมดไป เช่น ถุงมือ แอลกอฮอล์ สำลี ฯลฯ ซึ่งก็จำเป็นต้องบริหารให้พอใช้แต่ไม่ล้นสต็อก การทำ Minimum Stock Level หรือการจัดทำข้อมูลสต็อกยาขั้นต่ำ จะช่วยให้รู้ว่าควรสั่งเมื่อไหร่ และควรมีคงเหลือขั้นต่ำเท่าไหร่ เป็นวิธีที่นำมาปรับใช้ในคลินิกความงามของเราได้

Checklist มาตรฐาน สบส. ไทย คู่มือบริหารคลังยาและเวชภัณฑ์

ตรวจเช็กอุณหภูมิตู้เย็นเก็บยา

อุณหภูมิตู้เย็นเก็บยาควรมีการบันทึกอย่างน้อยวันละ 2 ครั้ง ตามหลัก GDP/GSP เพื่อควบคุมให้คงที่ระหว่าง 2–8°C ซึ่งเป็นช่วงที่ อย. และมาตรฐานสากลกำหนดสำหรับยาแช่เย็น การบันทึกต่อเนื่องจะช่วยลดความเสี่ยงยาเสียคุณภาพจากความร้อน

การจัดการยาที่ใกล้หมดอายุ (ภายใน 3–6 เดือน)

ควรดึงออกเพื่อแยกชั้นและทำสัญลักษณ์ชัดเจน พร้อมใช้ระบบ FEFO หรือ First Expired First Out เพื่อนำยาที่ใกล้หมดอายุออกมาใช้งานก่อน แต่ถ้าหากประเมินแล้วว่าใช้ไม่ทัน ให้ดำเนินการคืนตามเงื่อนไขที่เราได้ดีลกับบริษัทยาไว้ หรือทำลายตามช่องทางที่บริษัทหรือ อย. กำหนด

วิธีตรวจสอบสต็อกยาในระบบ เมื่อตัวเลขไม่ตรงกับสต็อกจริง

เริ่มที่ตรวจสอบจากประวัติการเบิก–จ่าย และบันทึกการนับสต็อกย้อนหลัง เพราะมักเกิดจากการบันทึกผิดหรือเบิกใช้โดยไม่ได้ลงข้อมูลในไฟล์หรือระบบ จากนั้นค่อยตรวจสอบความผิดปกติ เช่น การสูญหาย การหมดอายุ หรือยาหมดคุณภาพ ในส่วนนี้ หากมีการวางระบบบริหารสต็อกยาที่ดีในคลินิก จะช่วยทุ่นแรงในการตรวจสอบได้มาก

บริหารคลังยาให้ถูกกฎหมาย

การบริหารคลังยาและเวชภัณฑ์สำหรับคลินิกนั้น แพทย์สามารถบริหารคลังยาได้เอง แต่ต้องเป็นคนที่มีใบอนุญาตเป็นผู้รับผิดชอบในการสั่งซื้อ เก็บรักษา และจ่ายยา ตาม พ.ร.บ. สถานพยาบาลและ พ.ร.บ. ยา ที่ต้องจัดทำระบบบันทึกสต็อก รายงาน และควบคุมคุณภาพยาให้ตรวจสอบได้ด้วย

รายการเวชภัณฑ์ยา มีอะไรบ้าง

เวชภัณฑ์ คือ อุปกรณ์และของใช้ทางการแพทย์ที่ไม่เข้าข่ายเป็นยา ซึ่งประกอบไปด้วย เช่น สำลี แอลกอฮอล์ ผ้าก๊อซ ถุงมือ อุปกรณ์ทำแผล เข็มฉีดยา เข็มร้อยไหม เป็นต้น ซึ่งมักถูกจัดอยู่ในหมวดเวชภัณฑ์และเวชภัณฑ์สิ้นเปลืองในคลังยา แต่ก็ต้องมีการบันทึกข้อมูลสต็อกให้ชัดเจน และแม่นยำเช่นเดียวกับยาในคลังยา

เจ้าหน้าที่คลังยา ทําอะไรบ้าง

หน้าที่โดยทั่วไปของเจ้าหน้าที่คลังยาหลัก ๆ คือ ดูแลการรับ–จ่ายยาและเวชภัณฑ์ทางการแพทย์ คือ ต้องคอยตรวจสอบวันหมดอายุของยาและเวชภัณฑ์ ควบคุมอุณหภูมิในการจัดเก็บที่ต้องเช็กให้รอบคอบ และบันทึกสต็อกให้ตรงตามมาตรฐาน GDP/GSP รวมทั้งรับผิดชอบเอกสารที่เกี่ยวข้อง เช่น ใบกำกับสินค้า บันทึกตรวจสอบ และรองรับการตรวจของ อย. หรือผู้ตรวจประเมิน

ใช้เทคโนโลยีจัดการคลังยา ลด Human Error รองรับการตรวจสอบ

ในปี 2568 คลินิกหลายแห่งเริ่มใช้โปรแกรมบริหารสต็อกแทนกระดาษแล้ว เพื่อยกระดับเป็นคลินิกดิจิทัลแบบเต็มตัว เพราะแม่นยำกว่า ทำงานเร็วกว่า และลดความผิดพลาดจากมนุษย์ได้แทบทั้งหมด เช่น สแกนบาร์โค้ด มีระบบ FEFO อัตโนมัติ แจ้งเตือนเมื่อยาหมดอายุ และการบันทึกการเบิกแบบเรียลไทม์ ซึ่งช่วยให้ตรวจสอบภายในหรือรับรองการตรวจจากหน่วยงานรัฐด้วย สำหรับเจ้าของคลินิกที่กำลังมองหาวิธีลดความผิดพลาดและเพิ่มความคล่องตัว ระบบบริหารคลังแบบดิจิทัลคือคำตอบ ไม่ต้องพึ่งไฟล์ Excel และสามารถตรวจสต็อกจากมือถือได้ทันที ช่วยให้รู้สถานะคลังยา ป้องกันการทุจริตในคลังยา แม้จะไม่อยู่คลินิกก็ตาม

ถ้าคุณอยากได้ระบบคลินิกที่ช่วยในการบริหารคลังยาและเวชภัณฑ์ได้แม่นยำ สะดวกในการใช้งาน ไม่ต้องปวดหัวอีกต่อไป ProClinic คือผู้ช่วยที่ตอบโจทย์ การบริหารคลังยาและเวชภัณฑ์ไม่ใช่เรื่องง่าย แต่ก็ไม่จำเป็นต้องยุ่งยาก ถ้ามีระบบที่ดี โดยสิ่งที่คลินิกคุณจะได้รับคือ บริหารคลังสินค้ากลางได้ แจ้งเตือนเมื่อยาใกล้หมดอายุหรือหมด หมดสต็อก รวมทั้งเช็กประวัติความเคลื่อนไหวของสต็อกยาได้ และรับรองทั้งระบบคลังสาขา การโอนย้ายสินค้าข้ามคลัง และตัดสต็อกล่วงหน้าสำหรับคลินิกขนาดเล็กได้อีกด้วย ทำให้เจ้าของคลินิกมีเวลาไปโฟกัสการบริการด้านอื่นมากขึ้น และไม่ต้องกังวลหรือทุ่มงบไปกับการจัดการสต็อกยามากเกินจำเป็น

คำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับการบริหารคลังยาและเวชภัณฑ์

ควรมีการตรวจเช็กอุณหภูมิตู้เย็นเก็บยาบ่อยแค่ไหน

สำหรับยาหรือวัคซีนที่ต้องเก็บในตู้เย็นหรือช่องเย็น ควรตรวจเช็กอุณหภูมิอย่างน้อยวันละหนึ่งหรือสองครั้ง และถ้าเป็นไปได้ควรใช้ data logger ที่บันทึกอุณหภูมิต่อเนื่อง 24 ชม. เผื่อกรณีที่มีไฟดับหรือประตูตู้เปิด-ปิดหลายรอบ

ควรทำอย่างไรกับยาที่ใกล้หมดอายุ (ภายใน 3–6 เดือน)

ยาที่ใกล้วันหมดอายุ ควรแยกเก็บไว้ในโซนพิเศษ และจัดลำดับตามระบบ First Expired First Out (FEFO) ให้เป็นกฎ เพื่อให้ใช้ยาที่หมดอายุก่อน หลีกเลี่ยงการเก็บไว้นานจนหมดอายุโดยไม่รู้ตัว

ถ้าสต็อกยาในระบบไม่ตรงกับสต็อกจริง ควรตรวจสอบสาเหตุจากอะไรก่อน

เมื่อพบว่าสต็อกในระบบไม่ตรงกับ สต็อกจริง ควรเริ่มจากการดูว่ามีการเบิกยาโดยไม่บันทึกหรือไม่ มีการคืนยาหลังหมดอายุหรือยกเลิกหัตถการ หรือมีการสูญหายจากการจัดเก็บและขนย้าย และตรวจสอบบันทึกอุณหภูมิหรือสภาพเก็บยา เพราะคุณภาพหรือการเสื่อมอาจทำให้ต้องทิ้งได้

คลินิกที่ไม่มีเภสัชกรประจำ สามารถบริหารคลังยาได้อย่างไรให้ถูกกฎหมาย

ถ้าไม่มีเภสัชกรประจำ อาจต้องมีระบบควบคุมภายในชัดเจน เช่น ใครเป็นผู้รับผิดชอบเบิกยา ตรวจสต็อก ตรวจอุณหภูมิ และควรมี SOP (ข้อปฏิบัติ) ชัดเจน รวมถึงเก็บประวัติการรับ-จ่ายยาอย่างละเอียด เผื่อถูกตรวจโดยหน่วยงานที่เกี่ยวข้อง

เวชภัณฑ์ยา มีอะไรบ้าง

เวชภัณฑ์ยาหรือเวชภัณฑ์ทางการแพทย์ หมายถึง ทั้งยาใช้รักษา ยาฉีด ยาที่ต้องควบคุมอุณหภูมิ รวมถึงอุปกรณ์ทางการแพทย์ที่ใช้ในหัตถการ เช่น ถุงมือ ผ้าพันแผล เข็ม ฉีดยา สำลี และวัสดุสิ้นเปลืองอื่น ๆ ที่จำเป็นสำหรับการรักษาและบริการคลินิก

เจ้าหน้าที่คลังยา ทําอะไรบ้าง

เจ้าหน้าที่คลังยาทำหน้าที่รับยา ตรวจรับ ตรวจนับ ตรวจสภาพยา จัดเก็บให้ถูกโซน ตรวจอุณหภูมิและสภาพเก็บยา บันทึกการเข้า-ออกของยา และอัปเดตสต็อกให้ตรงกับการใช้งานจริง เพื่อให้คลินิกควบคุมสต็อกได้อย่างแม่นยำและปลอดภัย

Copyright © 2025 Proclinic Group Co., Ltd. All rights reserved.  

Published on : December 21, 2025